Política de conflicto de intereses

Política de conflicto de intereses de [NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN]

Aprobada por la Junta Directiva el [FECHA].

Artículo I. Propósito

El propósito de esta política es proteger los intereses de [NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN] (la "Organización") cuando esté considerando una transacción o acuerdo que podría beneficiar el interés privado de un funcionario o director, o que podría resultar en una posible transacción de beneficio excesivo. Esta política se suma a las leyes estatales y federales sobre conflictos de intereses que se aplican a las organizaciones sin fines de lucro y benéficas, y no las reemplaza.

Artículo II. Definiciones

1. Persona interesada

Es persona interesada cualquier director, funcionario principal o miembro de un comité con poderes delegados por la Junta que tenga un interés financiero directo o indirecto, según se define abajo.

2. Interés financiero

Una persona tiene un interés financiero si tiene, de forma directa o indirecta, por medio de negocios, inversiones o familia:

• una participación como dueño o inversionista en cualquier entidad con la que la Organización tenga una transacción o acuerdo;
• un acuerdo de compensación con la Organización, o con cualquier entidad o persona con la que la Organización tenga una transacción o acuerdo; o
• una posible participación como dueño o inversionista en, o un posible acuerdo de compensación con, cualquier entidad o persona con la que la Organización esté negociando una transacción o acuerdo.

La compensación incluye el pago directo e indirecto, así como regalos o favores que no sean insignificantes.

Un interés financiero no es necesariamente un conflicto de intereses. Según el Artículo III, Sección 2, una persona con un interés financiero tiene un conflicto de intereses solo si la Junta o el comité decide que existe un conflicto de intereses.

Artículo III. Procedimientos

1. Deber de informar

Cuando haya un conflicto de intereses real o posible, la persona interesada debe informar su interés financiero y debe tener la oportunidad de informar todos los hechos importantes a los directores y miembros del comité que estén considerando la transacción o acuerdo propuesto.

2. Cómo decidir si existe un conflicto de intereses

Después de que la persona interesada haya informado su interés financiero y todos los hechos importantes, y después de cualquier conversación con ella, la persona interesada sale de la reunión mientras la Junta o el comité discute y vota si existe un conflicto de intereses. Deciden los directores o miembros del comité que quedan.

3. Cómo manejar un conflicto de intereses

1. La persona interesada puede hacer una presentación en la reunión de la Junta o del comité. Después de la presentación, sale de la reunión durante la discusión y la votación sobre la transacción o acuerdo.
2. Si es apropiado, quien preside la Junta o el comité nombrará a una persona o comité sin interés en el asunto para estudiar alternativas a la transacción o acuerdo propuesto.
3. Después de investigar con el debido cuidado, la Junta o el comité decide si la Organización podría obtener, con un esfuerzo razonable, una transacción o acuerdo más ventajoso de una persona o entidad que no cree un conflicto de intereses.
4. Si no es razonablemente posible obtener una transacción o acuerdo más ventajoso sin un conflicto de intereses, la Junta o el comité decide, por mayoría de votos de los directores sin interés en el asunto, si la transacción o acuerdo es lo mejor para la Organización, si es para su propio beneficio y si es justo y razonable. Luego decide si realiza la transacción o acuerdo.

4. Incumplimiento de esta política

1. Si la Junta o el comité tiene motivos razonables para creer que un miembro no informó un conflicto de intereses real o posible, le dirá al miembro por qué y le dará la oportunidad de explicarse.
2. Si, después de escuchar la respuesta del miembro e investigar más si hace falta, la Junta o el comité decide que el miembro no informó un conflicto de intereses real o posible, tomará las medidas disciplinarias y correctivas apropiadas.

Artículo IV. Registro de las reuniones

Las actas de la Junta y de todos los comités con poderes delegados por la Junta registrarán:

• los nombres de las personas que informaron tener, o de quienes se determinó que tenían, un interés financiero relacionado con un conflicto de intereses real o posible; la naturaleza del interés financiero; cualquier medida tomada para decidir si había un conflicto de intereses; y la decisión de la Junta o del comité sobre si de verdad existía un conflicto de intereses; y
• los nombres de las personas presentes en las discusiones y votaciones sobre la transacción o acuerdo; el contenido de la discusión, incluidas las alternativas a la transacción o acuerdo propuesto; y un registro de todas las votaciones.

Artículo V. Compensación

1. Un miembro de la Junta con derecho a voto que recibe compensación de la Organización por servicios, de forma directa o indirecta, no puede votar en asuntos sobre su propia compensación.
2. Un miembro con derecho a voto de cualquier comité que se encargue de la compensación, y que recibe compensación de la Organización por servicios, de forma directa o indirecta, no puede votar en asuntos sobre su propia compensación.
3. Nada en este artículo impide que un miembro con derecho a voto de la Junta o de un comité que recibe compensación de la Organización, solo o con otros, le dé información a un comité sobre la compensación.

Artículo VI. Declaraciones anuales

Cada director, funcionario principal y miembro de un comité con poderes delegados por la Junta firmará cada año una declaración que diga que la persona:

• recibió una copia de esta política de conflicto de intereses;
• leyó y entiende la política;
• aceptó cumplir la política; y
• entiende que la Organización es benéfica y que, para mantener su exención de impuestos federales, debe dedicarse principalmente a actividades que cumplan uno o más de sus propósitos exentos de impuestos.

Artículo VII. Revisiones periódicas

Para asegurarse de que funciona de acuerdo con sus propósitos benéficos, y de que no realiza actividades que pongan en riesgo su estatus de exención de impuestos, la Organización hará revisiones periódicas. Las revisiones cubrirán por lo menos:

• si los acuerdos de compensación y los beneficios son razonables, según información confiable de encuestas, y si son el resultado de una negociación en condiciones de igualdad (un trato negociado como si fuera entre desconocidos); y
• si las sociedades, empresas conjuntas y acuerdos con organizaciones de administración siguen las políticas escritas de la Organización, están debidamente registrados, reflejan una inversión o pagos razonables por bienes y servicios, apoyan los propósitos benéficos y no resultan en beneficio indebido para personas internas (dinero de la organización que termina en manos de personas de adentro), beneficio privado no permitido o una transacción de beneficio excesivo.

Artículo VIII. Uso de expertos externos

Al hacer las revisiones periódicas del Artículo VII, la Organización puede usar asesores externos, pero no está obligada a hacerlo. Si usa expertos externos, la Junta sigue siendo responsable de asegurarse de que se hagan las revisiones periódicas.

Declaración anual sobre conflicto de intereses

Nombre: [NOMBRE]

Cargo: [DIRECTOR, FUNCIONARIO O MIEMBRO DE COMITÉ]

Año que cubre: [AÑO]

Con mi firma confirmo que:

1. Recibí una copia de la política de conflicto de intereses de [NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN].
2. Leí y entiendo la política.
3. Acepto cumplir la política.
4. Entiendo que [NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN] es benéfica y que, para mantener su exención de impuestos federales, debe dedicarse principalmente a actividades que cumplan uno o más de sus propósitos exentos de impuestos.

Intereses que informo (negocios que yo o mi familia tenemos, o donde trabajamos o que nos pagan, y que hacen o podrían hacer negocios con [NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN]; escriba "Ninguno" si no hay):

• [INTERÉS 1]
• [INTERÉS 2]

Firma: [FIRMA]

Fecha: [FECHA]