Política de conservación y destrucción de documentos

Política de conservación y destrucción de documentos de [NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN]

Aprobada por la Junta Directiva el [FECHA].

1. Propósito

Esta política explica cómo [NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN] (la "Organización") guarda, almacena y destruye sus registros, para que conserve lo que exigen la ley y la buena práctica, proteja la información privada y se deshaga de forma segura de los registros que ya no necesita.

2. A quién se aplica esta política

Esta política se aplica a todos los directores, funcionarios, empleados, voluntarios y contratistas que crean o manejan registros de la Organización, en papel o en formato electrónico, incluidos el correo electrónico, las unidades compartidas y las cuentas en línea.

3. Quién es responsable

1. El Secretario, [NOMBRE], es responsable de los registros de gobierno.
2. El Tesorero, [NOMBRE], es responsable de los registros financieros y fiscales.
3. [NOMBRE O CARGO] es responsable de los registros de programas, voluntarios y personal.
4. Estas personas se aseguran de que los registros se guarden con seguridad, de que se siga el calendario de abajo y de que se anote cada destrucción.

4. Dónde se guardan los registros

1. Los registros electrónicos se guardan en [NOMBRE DE LA UNIDAD COMPARTIDA O SISTEMA], en una cuenta que pertenece a la Organización, no a una sola persona.
2. Los registros en papel se guardan en [LUGAR], bajo llave cuando contienen información privada.
3. Los registros que deben guardarse para siempre se guardan en al menos dos lugares, como la unidad compartida y una copia de seguridad.

5. Calendario de conservación

Guardar para siempre:

• el acta constitutiva, los estatutos y todas sus modificaciones
• las actas de las reuniones de la junta directiva y de los comités, y los consentimientos por escrito
• la carta de determinación del IRS y la solicitud de exención completa (Form 1023 o 1023-EZ) con todo lo enviado al IRS
• los registros y certificados estatales como organización benéfica
• las políticas aprobadas, con las fechas en que se aprobaron y cambiaron
• los estados financieros anuales y los informes de auditoría o revisión
• los Forms 990 y 990-EZ y las confirmaciones del 990-N
• las escrituras de propiedades, y los registros de bienes importantes mientras la Organización los tenga y al menos [NÚMERO] años después
• los registros de donaciones restringidas y de fondos patrimoniales, mientras dure la restricción y al menos [NÚMERO] años después
• las pólizas de seguro (sugerido, porque los reclamos pueden surgir años después)

Guardar [NÚMERO, AL MENOS 7] años después del cierre del año fiscal al que corresponden (sugerido):

• estados de cuenta bancarios, conciliaciones y cheques cobrados
• libro mayor y registros contables
• facturas, recibos y reembolsos de gastos
• registros de donaciones y copias de las cartas de reconocimiento a donantes
• solicitudes, acuerdos e informes de subvenciones, contando desde el final de la subvención
• contratos y arrendamientos, contando desde la fecha en que terminan

Guardar al menos 4 años después de la fecha en que el impuesto vence o se paga, la que sea más tarde (mínimo del IRS), o más si su estado lo exige:

• registros de nómina, hojas de horas y declaraciones de impuestos sobre la nómina
• Forms W-2, W-4, 1099-NEC y registros relacionados

Guardar [NÚMERO] años después de que la persona se va (revise las reglas de su estado):

• expedientes de empleados
• solicitudes y acuerdos de voluntarios, y resultados de verificaciones de antecedentes

Guardar según indiquen su aseguradora o su abogado (muchas veces, mucho más tiempo):

• informes de incidentes y accidentes
• preocupaciones de protección y cómo se atendieron
• registros relacionados con cualquier reclamo legal

Guardar mientras sean útiles y luego destruir:

• correos y correspondencia de rutina que no entren en ninguna categoría de arriba
• borradores y copias de trabajo, una vez guardada la versión final

6. Correo electrónico y registros electrónicos

El correo electrónico y los archivos electrónicos son registros igual que el papel. Archive los correos importantes (como una decisión de la junta o las instrucciones de un donante sobre su donación) en la carpeta correcta de la unidad compartida. No guarde la única copia de un registro de la Organización en una cuenta personal.

7. Destrucción

1. Cuando un registro llega al final de su plazo de conservación, la persona responsable puede destruirlo.
2. Los registros en papel con información personal o financiera se trituran. Los registros electrónicos se borran, también de la papelera de reciclaje, y los dispositivos se borran por completo antes de tirarlos o regalarlos.
3. La persona responsable lleva un registro corto de qué se destruyó, cuándo y quién lo hizo.

8. Retención legal: dejar de destruir

1. Si la Organización se entera de una demanda, una investigación del gobierno, una auditoría o un reclamo, o tiene motivos para esperar uno, se detiene de inmediato toda destrucción de los registros relacionados. Esto incluye el correo electrónico y los archivos electrónicos.
2. El Presidente dirá por escrito a todas las personas afectadas qué registros deben guardar.
3. La destrucción solo puede reanudarse cuando el Presidente, con el consejo de un abogado si hace falta, diga por escrito que el asunto terminó.
4. Destruir, cambiar o esconder registros para obstruir una investigación va en contra de la ley y de esta política.

9. Inspección pública

La Organización pondrá su solicitud de exención y sus declaraciones anuales a disposición del público según lo exija la ley.

10. Incumplimiento de esta política

Quien no cumpla esta política puede recibir medidas disciplinarias, que pueden llegar hasta la separación de su cargo.

11. Revisión

La Junta revisará esta política y el calendario de conservación al menos cada [NÚMERO] años.