Boletines por correo electrónico: cree una lista y envíe el primero

Esta guía es para organizaciones benéficas pequeñas que quieren mantenerse en contacto con sus simpatizantes por correo electrónico pero no han empezado, o que tienen una lista desordenada de direcciones en la bandeja de entrada de alguien. El correo electrónico sigue siendo una de las formas más confiables de llegar a la gente: no depende de que una red social decida quién ve sus noticias. Al terminar de leer, usted podrá crear una lista con permiso real, seguir las reglas federales básicas y enviar un primer boletín corto.

Por qué vale la pena el correo electrónico

Cuando alguien le da su dirección de correo, lo está invitando a su bandeja de entrada. Eso es mucha confianza. Cuídela, y el correo se convierte en el lugar donde los voluntarios encuentran turnos, los donantes ven sus donaciones en acción y sus aliados se enteran de lo que usted hace.

No necesita escribir seguido. Un correo amable y útil una vez al mes es suficiente para la mayoría de las organizaciones pequeñas.

Cómo crear su lista, con permiso

Permiso significa que la persona aceptó con claridad recibir sus correos. Es la base de una lista sana.

Buenas formas de hacer crecer su lista:

• Un formulario de suscripción en su sitio web ("Reciba nuestras noticias del mes")
• Una hoja de inscripción en papel en sus eventos, con un título claro que diga a qué se está inscribiendo la gente
• Una casilla en su formulario de donación o de voluntariado ("Sí, envíenme el boletín mensual"), que venga sin marcar
• Un enlace en sus perfiles de redes sociales

Lo que debe evitar:

• No agregue a personas solo porque tiene su dirección. Una tarjeta de presentación, la respuesta a un correo o un registro de donante no son permiso para recibir un boletín.
• No compre ni pida prestadas listas. Las personas en ellas nunca aceptaron recibir noticias suyas. Es más probable que lo marquen como correo no deseado (spam), y eso puede hacer que sus correos no le lleguen a nadie.
• No venda ni comparta su lista. Prométalo en su formulario de suscripción y cumpla la promesa.

Use un servicio de correo adecuado

No envíe un boletín poniendo cien direcciones en la línea "Para" o "CC" de su correo personal. Así todos ven la dirección de todos, parece spam y es difícil darse de baja.

Mejor use un servicio de boletines por correo. Muchos ofrecen planes gratuitos o para organizaciones sin fines de lucro con listas pequeñas. Un buen servicio:

• Aloja su formulario de suscripción
• Agrega un enlace para darse de baja en cada correo y procesa las solicitudes por usted
• Le permite escribir correos que se vean bien en el teléfono
• Muestra números básicos, como cuántas personas abrieron el correo y cuántas hicieron clic

Antes de elegir, revise lo que dice el sitio web de cada servicio sobre sus precios actuales para organizaciones sin fines de lucro, y lea cómo maneja los datos de sus simpatizantes.

Lo básico de CAN-SPAM

La CAN-SPAM Act (ley federal contra el correo no deseado) es la ley federal que fija reglas para el correo comercial. La Comisión Federal de Comercio (FTC) se encarga de hacerla cumplir. La ley cubre los mensajes cuyo fin principal es anunciar o promover un producto o servicio comercial. No todos los boletines de una organización benéfica caen bajo esta ley, pero algunos podrían, por ejemplo un correo que sobre todo vende boletos para un evento o artículos. Lo más sencillo es seguir las reglas en todos sus boletines. De todos modos son buena práctica.

Según la guía de cumplimiento de la FTC, las reglas principales son:

• No use información de encabezado falsa o engañosa. El nombre y la dirección de "De" deben mostrar con exactitud quién envía.
• No use un asunto engañoso. Debe reflejar lo que hay en el correo.
• Identifique el mensaje como anuncio si lo es.
• Diga a los destinatarios dónde está usted. Incluya una dirección postal física válida. Puede ser una dirección de calle, un apartado de correos registrado con el Servicio Postal de EE. UU. o un buzón privado registrado.
• Diga a los destinatarios cómo darse de baja. Ofrezca una forma clara y fácil de cancelar la suscripción.
• Respete pronto las solicitudes de baja. Su método para darse de baja debe seguir funcionando por al menos 30 días después del envío. Debe cumplir una solicitud dentro de 10 días hábiles. No puede cobrar ni pedir más que una dirección de correo para procesarla.
• Vigile lo que otros hacen en su nombre. Si contrata a alguien para que envíe correos por usted, usted sigue siendo responsable.

Mantenga su lista limpia y segura

• Quite de inmediato a las personas que se dan de baja (su servicio debería hacerlo).
• Quite las direcciones que siguen "rebotando" (las que no reciben el correo).
• Limite quién puede entrar a su cuenta de correo, y active el inicio de sesión en dos pasos.
• Recopile solo lo que necesita. Para la mayoría de los boletines, eso es una dirección de correo y quizás un nombre. La guía de privacidad de la FTC para negocios lo dice en pocas palabras: guarde solo lo que necesita.

Cómo escribir su primer boletín

Que sea corto. La mayoría de la gente lo leerá en el teléfono. Un buen primer boletín se lee en tres a cinco minutos y tiene un solo objetivo principal.

Una estructura sencilla:

1. Asunto: claro y específico. "Gracias: 40 familias recibieron comida este mes" funciona mejor que "Boletín de octubre".
2. Un saludo cálido en una o dos oraciones.
3. Una historia con una foto (con permiso). De 150 a 300 palabras.
4. Una o dos noticias cortas, de una línea cada una.
5. Una petición clara, con un solo botón o enlace: ser voluntario, donar, venir a un evento o responder con una pregunta.
6. Un agradecimiento y un nombre real al despedirse.
7. Pie de página: el nombre de su organización, su dirección postal y el enlace para darse de baja.

Ejemplos de asuntos (inventados):

• "Conozca al voluntario que llevó a 30 vecinos al médico"
• "Sus abrigos mantuvieron calientes a 120 niños esta semana"
• "¿Nos puede ayudar el sábado por la mañana?"

Escriba como si le escribiera a un amigo, no a una multitud. Use "usted" y "nosotros".

Antes de presionar enviar

Envíese un correo de prueba a usted y a otra persona. Léalo en un teléfono. Revise:

• ¿Funcionan todos los enlaces?
• ¿Está la dirección postal en el pie de página?
• ¿Funciona el enlace para darse de baja?
• ¿Están bien escritos los nombres, y tiene permiso para cada foto e historia?

Después de enviar

Mire sus números unos días después, pero no se obsesione. Las tasas de apertura no son exactas. Lo que importa más:

• ¿Hizo la gente clic en su única petición?
• ¿Alguien respondió? (Las respuestas valen oro. Conteste cada una).
• ¿Se dieron de baja muchas personas? Unas pocas es normal. Muchas puede significar que agregó a gente que no se suscribió.

Su lista de verificación para el boletín

• Elija un servicio de correo con una función adecuada para darse de baja
• Cree un formulario de suscripción que diga qué recibe la gente y cada cuánto
• Agregue una casilla sin marcar para el boletín en sus formularios de donación y voluntariado
• Quite de su lista a quien nunca aceptó unirse
• Agregue la dirección postal de su organización al pie de página del correo
• Active el inicio de sesión en dos pasos en el servicio de correo
• Escriba su primer boletín y pruébelo en un teléfono
• Ponga en su calendario una fecha de envío cada mes

Una lista pequeña de personas que eligieron recibir sus noticias vale mucho más que una lista grande de desconocidos. Respete su confianza, y abrirán sus correos por años.

Si quiere que alguien lea su primer boletín antes de enviarlo, pida ayuda a una organización miembro a través del Intercambio.

Información general, no asesoría legal, fiscal ni financiera. Las reglas cambian y cada caso es distinto: consulte las fuentes oficiales y a un profesional calificado antes de actuar.