Cuente su historia: un plan de comunicación sencillo

Esta guía es para cualquier persona a quien le han dicho "hay que dar a conocer lo que hacemos" y no sabe por dónde empezar. Tal vez usted es quien fundó la organización, o tal vez es el voluntario que "escribe bien". No necesita un título en mercadeo ni un presupuesto. Al terminar de leer, podrá escribir un mensaje claro, reunir historias de una forma que respete a las personas que aparecen en ellas, y seguir un plan mensual sencillo que cabe en unas pocas horas.

Por qué un plan es mejor que los esfuerzos sueltos

La mayoría de las organizaciones benéficas pequeñas hablan de su trabajo a ratos. Una gran publicación cuando pasa algo, y luego silencio por tres meses. En ese silencio, la gente se olvida de usted. Un plan de comunicación es solo una respuesta corta y por escrito a cuatro preguntas:

1. ¿A quién queremos llegar? (Por ejemplo: donantes locales, voluntarios, familias que podrían usar nuestra ayuda.)
2. ¿Qué queremos que sepan o hagan?
3. ¿Dónde ya ponen su atención? (Correo electrónico, un periódico local, el boletín de una iglesia, Facebook.)
4. ¿Cuándo les hablaremos, y quién lo hará?

Escriba las respuestas en una sola página. Si necesita más de una página, es demasiado complicado para un equipo pequeño.

Encuentre su mensaje claro

Su mensaje es una o dos oraciones que cualquier persona de su equipo podría decir de memoria. Responde: en qué problema trabajan, para quién, y qué cambia gracias a ustedes.

Un modelo sencillo es: "Ayudamos a [quién] a [hacer u obtener qué], para que [qué cambie]."

Ejemplo hipotético: "Ayudamos a los vecinos mayores de nuestro condado a llegar a sus citas médicas, para que puedan mantenerse sanos y seguir viviendo en su casa."

Ponga a prueba su mensaje diciéndoselo a alguien que no sabe nada de su organización. Si puede repetirlo con sus propias palabras, funciona. Si le pregunta "¿pero qué hacen de verdad?", intente otra vez con palabras más simples.

Las historias: el corazón de su comunicación

La gente recuerda las historias mucho mejor que los números. Una buena historia tiene una persona, un problema, algo que pasó y un cambio. No tiene que ser dramática. Los momentos pequeños y verdaderos suelen conmover más.

Buenas fuentes de historias:

• Voluntarios que le cuentan un momento que no olvidan
• Notas de agradecimiento de las personas que atiende (con su permiso para compartirlas)
• "Un día en la vida" de su programa
• Cómo se usó una donación, en términos concretos

Cuente historias con dignidad

Las personas que usted atiende no son decorado. Son sus vecinos, y tienen derecho a decidir cómo aparecen en público. Algunas reglas que siguen las organizaciones con experiencia:

• Muestre la fuerza, no solo la necesidad. Describa lo que las personas están haciendo, no solo lo que les falta.
• Use las propias palabras de las personas cuando pueda, y deje que revisen la cita.
• Evite las fotos de "antes y después" del sufrimiento. Pueden avergonzar a la gente mucho después de que termina la campaña.
• Cambie detalles (nombre, lugar, edad) cuando haga falta para proteger a alguien, y diga que lo hizo.
• Nunca comparta nada sobre salud, estatus migratorio, abuso o la ubicación de una persona sin un permiso claro y específico, y piénselo bien aun así.
• Tenga mucho cuidado con los niños. Muchas organizaciones nunca usan el nombre completo de un niño ni muestran su cara junto con datos que lo identifiquen.

Consentimiento y autorizaciones de fotos

Una autorización de fotos (también llamada formulario de consentimiento) es un formulario corto y por escrito en el que una persona acepta que usted use su foto o su historia, y dice cómo. Hágalo sencillo y en lenguaje claro. Una buena autorización dice:

• Qué va a usar (foto, video, cita, solo el nombre de pila, nombre completo)
• Dónde lo va a usar (sitio web, redes sociales, boletín impreso, informes para subvenciones)
• Por cuánto tiempo, y cómo pueden pedirle que deje de usarlo
• En el caso de un niño, que lo firmó uno de sus padres o su tutor legal

Guarde los formularios firmados donde pueda encontrarlos otra vez, y anote en cada foto qué consentimiento la cubre. Si no encuentra el consentimiento, no use la foto.

Piense también en quién es dueño de la foto en sí. La U.S. Copyright Office (oficina federal de derechos de autor) explica que los derechos de autor pertenecen al autor de una obra, no a quien tenga una copia. En palabras simples: un voluntario que toma buenas fotos en su evento normalmente es dueño de ellas. Pídale por escrito permiso para usarlas, y pónganse de acuerdo en cómo quiere que se le dé crédito.

Que sea fácil de leer para todos

• Escriba oraciones cortas. Muchos lectores usan un teléfono, y algunos leen en un idioma que no es el suyo.
• Agregue texto alternativo a las imágenes que publique en línea. El texto alternativo (alt text) es una descripción corta y escrita que los lectores de pantalla leen en voz alta para las personas que no pueden ver la imagen. El W3C (el grupo que define los estándares de la web) tiene un tutorial gratis sobre cómo escribirlo.
• Evite palabras de especialistas como "beneficiarios" o "capacidad institucional". Diga "las familias que atendemos" o "nuestra capacidad de hacer más".

Un ritmo mensual que pueda mantener

La constancia importa más que la cantidad. Este es un ritmo que un solo voluntario puede manejar en unas cuatro horas al mes:

Tenga un "banco de historias" sencillo: un documento o una hoja de cálculo compartida con cada historia, la fecha, quién aparece, dónde está el formulario de consentimiento y dónde la usó. En un año, tendrá doce historias listas para solicitudes de subvención, su informe anual y su sitio web.

Quién habla por ustedes

Decida quién puede publicar o hablar en público en nombre de la organización. Puede ser una persona o dos. Los demás pueden compartir sus publicaciones con toda libertad, pero deben consultar antes de decir algo nuevo en nombre de la organización. Esto protege su mensaje y hace más fácil responder si algo sale mal.

Mida con calma

No necesita análisis complicados. Una vez al mes, pregúntese:

• ¿Alguien respondió, donó, se inscribió o se ofreció como voluntario por lo que compartimos?
• ¿Qué historia recibió la respuesta más cálida?
• ¿Alguna persona de una historia se sintió incómoda después? (Si es así, corríjalo rápido.)

Escriba las respuestas en su banco de historias. Con el tiempo, verá qué le importa a su comunidad.

Su lista de control de comunicación

• Escriba su mensaje de una oración y póngalo a prueba con alguien de fuera
• Escriba un plan de una página: quién, qué, dónde, cuándo
• Cree un formulario de autorización de fotos e historias en lenguaje claro
• Arme un banco de historias con una columna para el consentimiento
• Pida a los fotógrafos voluntarios permiso por escrito para usar sus fotos
• Agregue texto alternativo a cada imagen que publique
• Ponga el ritmo mensual en su calendario
• Decida quién puede hablar en público en nombre de la organización

Contar bien su historia es un hábito, no un talento. Empiece con poco, sea honesto, y trate a cada persona de sus historias como le gustaría que lo trataran a usted.

Si quiere que alguien más revise su mensaje o su primera historia, pida ayuda a una organización miembro a través del Intercambio.

Información general, no asesoría legal, tributaria ni financiera. Las reglas cambian y cada situación es distinta, así que revise las fuentes oficiales y hable con un profesional calificado antes de actuar.