¿Empleado, contratista o voluntario? Cómo hacerlo bien

Esta guía es para organizaciones benéficas pequeñas que empiezan a pagarle a gente por primera vez: un coordinador de medio tiempo, un contable, un diseñador gráfico, alguien que dirija un programa de verano. También es para organizaciones que quieren "darles algo" a sus voluntarios más dedicados. Manejar bien estas relaciones protege tanto a la organización como a las personas que trabajan para ella. Al terminar de leer, entenderá la diferencia entre un empleado, un contratista independiente y un voluntario, los riesgos de equivocarse y cuándo pedir ayuda.

Tres relaciones distintas

• Empleado: alguien que trabaja para usted y cuyo trabajo usted puede dirigir y controlar. Usted le paga un salario, le retiene impuestos y cumple las leyes laborales, como las reglas de salario mínimo y horas extra.
• Contratista independiente: alguien que tiene su propio negocio y le presta un servicio, como un diseñador por cuenta propia o una firma de contabilidad. Esa persona decide cómo hace el trabajo, por lo general tiene otros clientes y se encarga de sus propios impuestos.
• Voluntario: alguien que da su tiempo libremente para un fin benéfico, sin pago y sin esperar pago.

La etiqueta que usted elige no decide qué es una persona. Lo deciden los hechos de la relación. Llamar a alguien "contratista" o pedirle que firme un contrato de contratista no lo convierte en uno.

Cómo lo ve el IRS

El IRS usa lo que se llama reglas del derecho común (common-law rules). La pregunta clave es cuánto derecho tiene usted a dirigir y controlar el trabajo. El IRS agrupa las pruebas en tres categorías:

1. Control del comportamiento: ¿Usted controla, o tiene derecho a controlar, qué hace el trabajador y cómo lo hace? (Fijar el horario, dar instrucciones detalladas, capacitarlo en sus métodos.)
2. Control financiero: ¿Usted controla el lado económico del trabajo? (Cómo se le paga, si se le reembolsan los gastos, quién pone las herramientas y los materiales.)
3. Tipo de relación: ¿Hay un contrato por escrito o beneficios de empleado, como seguro o vacaciones pagadas? ¿Se espera que la relación continúe? ¿El trabajo es una parte clave de lo que hace su organización?

El IRS dice que no hay un número mágico de factores. Hay que mirar la relación completa y anotar cómo llegó a su decisión.

Si todavía tiene dudas, la organización o el trabajador pueden presentar el Form SS-8 del IRS (determinación de la situación del trabajador) para pedirle al IRS que decida. El IRS dice que la respuesta puede tardar por lo menos seis meses.

Cómo lo ve el Departamento de Trabajo

El Departamento de Trabajo de EE. UU. (DOL) hace cumplir la Fair Labor Standards Act (FLSA) (ley de normas justas de trabajo), la ley federal sobre salario mínimo y horas extra. Usa otra prueba, llamada prueba de la realidad económica (economic reality test). La pregunta básica es: ¿este trabajador depende económicamente de usted para tener trabajo, o de verdad tiene su propio negocio?

La Fact Sheet 13 (hoja informativa 13) del DOL dice que pagarle a alguien con un formulario 1099, o hacerle firmar un contrato de contratista, no lo convierte por sí solo en contratista independiente.

La postura del DOL ha ido cambiando. Sus páginas dicen que una regla de 2024 está en litigio, remiten a un boletín de mayo de 2025 sobre su postura actual para hacer cumplir la ley, e indican que el departamento propuso una nueva regla en febrero de 2026. Revise la página del DOL sobre clasificación errónea para ver cómo están las cosas cuando lea esto.

Su estado también puede tener sus propias pruebas para el empleo, el seguro de desempleo y la compensación laboral, y pueden ser más estrictas que las reglas federales. Consulte con el departamento de trabajo de su estado.

Por qué es arriesgado clasificar mal

Clasificar mal (misclassification) significa tratar a alguien como contratista independiente cuando legalmente es un empleado. Puede salir caro:

• El IRS dice que si clasifica a un empleado como contratista sin una base razonable, puede ser responsable de los impuestos sobre la nómina de ese trabajador.
• El DOL dice que los empleados mal clasificados pueden perder el salario mínimo, las horas extra y otras protecciones, que usted podría tener que pagarles después.
• Puede enfrentar multas estatales, reclamos del seguro de desempleo y problemas de compensación laboral si alguien se lastima.
• El trabajador pierde protecciones a las que tenía derecho.

Las organizaciones pequeñas muchas veces caen en la clasificación errónea con buenas intenciones, por ejemplo pagándole a un voluntario de confianza una cantidad fija cada mes "para hacerlo simple".

A los voluntarios no se les puede pagar un salario

Lo que esto significa en la práctica:

• Reembolsar gastos reales (con recibos) es distinto de pagar por el tiempo. Lleve buenos registros.
• Los "estipendios" requieren cuidado. Un pago regular a un voluntario, sobre todo si depende de las horas trabajadas, puede parecer un salario. Antes de ofrecer cualquier estipendio, programa de tarjetas de regalo o pago regular a voluntarios, pida consejo a un abogado laboral o a un contador que conozca las organizaciones sin fines de lucro.
• No convierta a un empleado en voluntario para que haga horas extra en el mismo trabajo.
• Agradezca a los voluntarios con cosas que no sean dinero y que no dependan de las horas: reconocimiento, capacitación, una pequeña celebración.

Cómo hacerlo bien en la práctica

Cuando esté a punto de pagarle a alguien:

1. Describa el trabajo. ¿Quién decide cómo, cuándo y dónde se hace? ¿Es continuo o es un proyecto definido?
2. Aplique las preguntas del IRS y del DOL y anote su razonamiento.
3. Para contratistas: use un acuerdo por escrito que describa un proyecto o servicio definido, y confirme que tienen su propio negocio (otros clientes, herramientas propias, sus propios métodos). Pídales el Form W-9 del IRS (solicitud de número de identificación del contribuyente) y averigüe qué declaraciones informativas tiene que presentar.
4. Para empleados: organice bien la nómina. Un servicio de nómina puede encargarse de la retención de impuestos y las declaraciones. Revise las reglas de su estado sobre compensación laboral y seguro de desempleo.
5. Revise una vez al año. Una relación con un contratista puede convertirse poco a poco en empleo a medida que crece el trabajo.

Su lista de verificación de clasificación

• Haga una lista de todas las personas a quienes les paga, y por qué les paga
• Para cada una, repase las tres categorías del IRS y la pregunta de realidad económica del DOL
• Anote su razonamiento y guárdelo en el archivo
• Use acuerdos por escrito con los contratistas que describan un servicio definido
• Organice la nómina para cualquier persona que sea empleada
• Suspenda cualquier pago regular a voluntarios hasta recibir consejo
• Revise las reglas laborales de su estado
• Revise todas las relaciones pagadas una vez al año

Clasificar bien es una de las cosas más amables que puede hacer por las personas que trabajan con usted. Si tiene dudas, trate a la persona como empleado o consulte a un profesional.

Si quiere hablarlo con alguien que ya pasó por esto, pida ayuda a una organización miembro a través del Intercambio.

Información general, no asesoría legal, tributaria ni financiera. Las reglas cambian y cada situación es distinta, así que revise las fuentes oficiales y hable con un profesional calificado antes de actuar.