Lo básico de los seguros para organizaciones pequeñas

Esta guía es para miembros de la junta directiva y voluntarios de organizaciones benéficas pequeñas que saben que "deberían tener seguro", pero no están seguros de qué tipo, o de si la póliza que tienen cubre lo que creen. Los seguros pueden parecer confusos y caros. Pero un solo accidente, demanda o incendio puede acabar con una organización pequeña que no tiene cobertura. Al terminar de leer, entenderá los principales tipos de cobertura, las preguntas que debe hacer y cómo comparar con buen criterio.

Por qué las organizaciones benéficas necesitan seguro

El seguro pasa ciertos riesgos de su organización a una compañía de seguros, a cambio de un pago regular llamado prima. Si pasa algo que está cubierto, la aseguradora paga parte o todo el costo, hasta un límite fijo. Por lo general, usted paga la primera parte de cualquier reclamo, llamada deducible.

Las organizaciones benéficas enfrentan riesgos reales: alguien se resbala en su evento, un voluntario se lastima al levantar cajas, una decisión de la junta directiva se cuestiona en un tribunal, roban datos de donantes, una tormenta inunda su bodega. Muchos arrendadores, financiadores y lugares de eventos también exigen que tenga seguro antes de trabajar con usted.

La U.S. Small Business Administration (SBA, Administración de Pequeños Negocios) da una buena regla general: asegúrese contra las cosas que no podría pagar por su cuenta.

Los principales tipos de cobertura

Responsabilidad civil general

El seguro de responsabilidad civil general (general liability) cubre reclamos de que su organización le causó una lesión a alguien o un daño a su propiedad. La SBA lo describe como protección contra pérdidas por lesiones corporales, daños a la propiedad, gastos médicos, difamación y el costo de defenderse en demandas. Suele ser la primera póliza que compra una organización, y la que preguntan los lugares de eventos y los arrendadores.

Directores y directivos (D&O)

El seguro de directores y directivos, a menudo llamado D&O (directors and officers), cubre a los miembros de la junta directiva y a los directivos si alguien afirma que tomaron una decisión indebida en su cargo, como mala administración, incumplimiento de sus deberes o reclamos relacionados con el empleo. Ayuda a proteger a los voluntarios que sirven en su junta, y los buenos miembros de junta a menudo preguntan por él antes de unirse. Lea con cuidado lo que cubre una póliza D&O. Los reclamos relacionados con el empleo, por ejemplo, pueden necesitar un texto específico o una póliza aparte.

Propiedad

El seguro de propiedad cubre daños a las cosas que son de su organización, como equipos, muebles, inventario y bienes donados, por hechos como incendios, robos o tormentas. Si alquila un espacio, el seguro de su arrendador por lo general cubre el edificio pero no sus pertenencias. Revise si incluye inundaciones. Muchas veces no las incluye.

Accidentes de voluntarios

El seguro de accidentes para voluntarios paga algunos gastos médicos si un voluntario se lastima mientras hace voluntariado para usted. Los voluntarios por lo general no están cubiertos por el seguro de compensación laboral (workers' compensation), así que este seguro puede llenar un vacío real. Suele ser bastante fácil de agregar.

Vehículos

Si su organización tiene vehículos, necesita un seguro comercial de auto. Si los voluntarios o el personal manejan sus propios carros para su trabajo, pregunte por la cobertura de vehículos alquilados y no propios (hired and non-owned auto). Puede proteger a la organización si surge un reclamo porque alguien manejaba su propio vehículo, o uno alquilado, para asuntos de la organización. Pregúntele a su agente qué seguro pagaría primero si un voluntario tuviera un choque en su propio carro, y cuénteles a los voluntarios lo que averigüe.

Cibernético

El seguro cibernético puede ayudar a pagar los costos después de una filtración de datos o un ataque informático, como investigar lo que pasó, avisar a las personas afectadas y restaurar los sistemas. Si guarda datos de donantes o de clientes, pregunte por él. Las aseguradoras pueden preguntarle por sus hábitos de seguridad, como el inicio de sesión en dos pasos y las copias de seguridad (vea nuestra guía de lo básico de la ciberseguridad).

Responsabilidad profesional

Si su organización da consejos o servicios profesionales, como consejería, tutorías, ayuda legal o servicios de salud, el seguro de responsabilidad profesional cubre reclamos por errores o negligencia en ese servicio.

Si tiene empleados

La SBA dice que los negocios con empleados deben tener ciertos seguros, como la compensación laboral y el seguro de desempleo, y que los requisitos varían según el estado. Revise las reglas de su estado para organizaciones sin fines de lucro en cuanto contrate a su primer empleado.

Lo que hace y lo que no hace la ley de protección de voluntarios

La ley federal Volunteer Protection Act of 1997 (Ley de Protección de Voluntarios de 1997) limita la responsabilidad personal de los voluntarios por daños que causen mientras actúan dentro de su función de voluntarios, si se cumplen ciertas condiciones. Eso da tranquilidad, pero tiene límites importantes:

• No protege a los voluntarios cuyo daño se debió a mala conducta intencional o criminal, negligencia grave o comportamiento imprudente.
• No se aplica a daños causados al manejar un vehículo para el cual el estado exige licencia o seguro.
• Dice que nada en esa sección afecta la responsabilidad de la propia organización sin fines de lucro.

Cómo comparar y comprar un seguro

Los consejos de compra de la SBA también sirven para las organizaciones benéficas. Nosotros agregamos un cuarto paso:

1. Evalúe sus riesgos. Piense en accidentes, desastres naturales y demandas que podrían perjudicarlo.
2. Busque un agente con licencia y de buena reputación. Busque un agente o corredor que trabaje con organizaciones sin fines de lucro. La SBA señala que las aseguradoras les pagan comisiones a los agentes, así que elija uno que ponga primero sus necesidades.
3. Compare. La SBA dice que los precios y los beneficios pueden variar mucho. Compare cotizaciones de más de un agente.
4. Revise con regularidad. Sus riesgos cambian a medida que crece su organización.

Preguntas para cualquier agente:

• ¿Trabaja con otras organizaciones sin fines de lucro de nuestro tamaño?
• ¿Qué cubre exactamente esta póliza y qué excluye?
• ¿Cuál es el límite por reclamo y el total por año?
• ¿Cuál es el deducible?
• ¿Están cubiertos los voluntarios y los miembros de la junta directiva? ¿Están cubiertos los eventos especiales?
• ¿Podemos combinar pólizas? (La SBA menciona la póliza para dueños de negocios (business owner's policy), que combina los tipos de cobertura más comunes en un solo paquete).
• ¿Cómo hacemos un reclamo y qué tan rápido debemos reportar un incidente?

Pídale al agente que le explique cualquier palabra que no entienda. Usted puede preguntar "¿qué significa eso?" todas las veces que necesite.

Cómo cuidar sus pólizas

• Guarde copias de todas las pólizas donde la junta directiva pueda encontrarlas.
• Anote las fechas de renovación en un calendario compartido, y empiece a revisarlas dos o tres meses antes.
• Avísele a su aseguradora de nuevos programas, vehículos, eventos o lugares.
• Reporte los incidentes pronto. Muchas pólizas exigen aviso rápido.
• Pida a sus socios y a los lugares de eventos su certificado de seguro, y tenga el suyo listo para compartir.
• Revise su cobertura con la junta directiva una vez al año.

Su lista de tareas de seguros

• Haga una lista de sus principales riesgos y de cuánto podría costar cada uno
• Revise si algún arrendador, financiador o lugar de eventos exige cierta cobertura
• Pida primero cotizaciones de responsabilidad civil general y D&O
• Pregunte por seguros de accidentes de voluntarios, propiedad, vehículos, cibernético y responsabilidad profesional
• Revise las reglas de su estado si tiene empleados
• Lea las exclusiones y los límites de cada póliza
• Anote las fechas de renovación en un calendario compartido
• Revise la cobertura con su junta directiva cada año

Los seguros no son emocionantes, pero permiten que su junta directiva y sus voluntarios sirvan con tranquilidad. Un buen agente y una revisión anual lo mantendrán protegido a medida que crece.

Si quiere que alguien revise sus preguntas sobre seguros, pida ayuda a una organización miembro a través del Intercambio de Golden Hint.

Información general, no asesoría legal, fiscal ni financiera. Las reglas cambian y cada situación es distinta, así que revise las fuentes oficiales y hable con un profesional calificado antes de actuar.