Logística para organizaciones benéficas pequeñas: donaciones en especie, almacenamiento y seguridad alimentaria

Esta guía es para organizaciones benéficas pequeñas que manejan cosas físicas: bancos de alimentos, roperos comunitarios, colectas de útiles escolares, bancos de muebles, colectas para desastres. Las donaciones en especie son un regalo maravilloso, pero también traen trabajo: clasificar, guardar, mover y llevar la cuenta. Al terminar de leer, usted podrá fijar reglas claras sobre lo que acepta, guardar y mover los artículos con seguridad, llevar un inventario sencillo y seguir prácticas básicas de seguridad alimentaria si maneja comida.

Empiece por lo que de verdad necesita

El mayor problema de logística para las organizaciones pequeñas no suele ser recibir muy poco, sino demasiado de lo que no sirve. Donantes con buena intención traen cosas que usted no puede usar, y los voluntarios pasan horas clasificándolas y deshaciéndose de ellas.

Escriba una política de donaciones corta que diga:

• Qué acepta y qué no (por ejemplo: "abrigos de invierno nuevos o en buen estado; nada manchado ni roto; no aceptamos sillas de auto ni cunas")
• Cuándo y dónde se pueden dejar las donaciones
• Si usted puede recogerlas, y desde dónde
• Qué pasa con lo que no puede usar (se pasa a organizaciones aliadas, se recicla)

Publíquela en su sitio web, en sus redes sociales y en el punto de entrega. Actualice con frecuencia una lista corta de "lo que más necesitamos ahora".

Cómo recibir donaciones

• Tenga un horario y un lugar fijos para entregas, con un voluntario presente si es posible. Las entregas sin nadie que reciba terminan en montones de cosas inservibles y en riesgos de seguridad.
• Revise los artículos cuando lleguen. Rechace con amabilidad lo que no pueda usar, en vez de aceptarlo y tener que resolverlo después.
• Dé las gracias a los donantes y, si lo piden, entrégueles un recibo por escrito.

El IRS dice que un donante necesita un reconocimiento por escrito de usted para deducir cualquier donación individual de $250 o más. Para donaciones que no son en efectivo, el reconocimiento debe incluir una descripción de los artículos, pero no su valor. Ponerles valor es tarea del donante, no suya.

Almacenamiento

Un buen almacenamiento mantiene los artículos seguros, útiles y fáciles de encontrar.

• Mantenga el lugar limpio, seco y seguro. La humedad arruina la ropa y el papel. Las plagas arruinan la comida.
• Levante las cosas del piso con estantes o tarimas.
• Etiquete todo con claridad: qué es, talla o tipo, y fecha en que se recibió.
• Junte lo parecido y ponga lo que más se usa cerca de la puerta.
• Mantenga despejados los pasillos y las salidas. Nunca bloquee las salidas de emergencia ni el equipo de emergencia.
• Guarde lo pesado abajo y lo liviano arriba.
• Use "primero en entrar, primero en salir": ponga lo nuevo detrás de lo más viejo para que lo viejo salga primero. Esto importa sobre todo con la comida.

Si usa un espacio prestado por una iglesia, escuela o negocio, acuerden por escrito quién puede entrar, cuándo, y quién responde por daños o pérdidas. Revise que su seguro cubra los artículos guardados (vea nuestra guía básica de seguros).

Cómo mover cosas: transporte y carga

• Levante con cuidado: doble las rodillas, mantenga la carga cerca del cuerpo y pida ayuda con cosas pesadas o difíciles de agarrar. Use carritos y diablitos.
• No sobrecargue los vehículos, y asegure la carga.
• Sepa quién maneja y en qué vehículo. Si los voluntarios usan sus propios autos, consulte con su agente de seguros sobre la cobertura.

Un inventario sencillo

Inventario significa saber qué tiene, dónde está y cuánto hay. No necesita un programa especial. Una hoja de cálculo compartida funciona bien para la mayoría de las organizaciones pequeñas.

Anote:

• Artículo y categoría
• Cantidad
• Ubicación (estante o cuarto)
• Fecha en que se recibió (y fecha de vencimiento en el caso de la comida)
• Fecha en que se entregó y cuántos

Cuente sus artículos principales una vez al mes. El inventario le ayuda a ver qué se está acabando, qué se está acumulando y cuánto entrega, lo cual es útil para los informes de subvenciones.

Lo básico de la seguridad alimentaria

Si su organización maneja comida, la seguridad es lo primero. Entre las personas que dependen de los programas de alimentos puede haber niños, personas mayores, mujeres embarazadas y personas con problemas de salud.

Temperatura

La FDA aconseja:

• Refrigeradores a 40°F (4°C) o menos
• Congeladores a 0°F (-18°C)
• La regla de las dos horas: no deje a temperatura ambiente por más de dos horas la comida que necesita refrigeración, o por más de una hora si la temperatura del aire pasa de 90°F.

Tenga un termómetro en cada refrigerador y congelador, y revise y anote las temperaturas con regularidad. La FDA sugiere revisar al menos una vez por semana; muchos programas de alimentos revisan a diario.

Fechas en la comida

La FDA explica que una fecha de "use by" (usar antes de) por lo general es la recomendación del fabricante para la mejor calidad, no una fecha de seguridad, y que la comida puede ser segura después de esa fecha. La excepción es la fórmula infantil, que según la FDA debe usarse antes de su fecha límite. Muchas despensas también tienen sus propias reglas sobre fechas, o siguen las de su banco de alimentos o del departamento de salud local. Si una comida se ve o huele dudosa, tírela.

Prácticas de todos los días

• Lávese las manos antes de tocar la comida, y use guantes donde se exija.
• Mantenga la carne cruda lejos de la comida lista para comer.
• Mantenga los productos de limpieza lejos de la comida.
• Tire las latas abolladas, hinchadas o que gotean, y los empaques dañados.
• Conserve la información sobre alérgenos en las etiquetas cuando vuelva a empacar comida.

El departamento de salud de su estado o de su localidad fija las reglas de seguridad alimentaria que le aplican, y estas cambian de un lugar a otro. Si usted cocina, sirve comidas o vuelve a empacar comida, pregúnteles qué permisos, capacitación o inspecciones necesita. Su banco de alimentos regional, si trabaja con uno, también puede tener reglas.

La ley Good Samaritan de donación de alimentos

La Bill Emerson Good Samaritan Food Donation Act (ley del buen samaritano para la donación de alimentos) es una ley federal que fomenta la donación de comida al limitar la responsabilidad legal.

En palabras sencillas, la ley dice:

• Las personas y los negocios que donan de buena fe comida aparentemente sana (comida que cumple las normas de calidad y etiquetado, aunque no se pueda vender por su aspecto, su antigüedad o porque sobra) a una organización sin fines de lucro, para repartirla a personas necesitadas, están protegidos de la responsabilidad civil y penal que surja de la naturaleza, la antigüedad, el empaque o el estado de la comida.
• Las organizaciones sin fines de lucro que reciben esa comida de buena fe y la reparten a personas necesitadas están protegidas de la misma manera.
• Desde un cambio a la ley en 2023, la protección también cubre la comida que se entrega a personas necesitadas a un "precio reducido de buen samaritano" (no más que el costo de manejarla y repartirla), y algunos donantes, como tiendas de comestibles y restaurantes, pueden donar directamente a personas necesitadas sin costo.
• La protección no se aplica a lesiones o muertes causadas por negligencia grave o mala conducta intencional.
• La ley dice que no anula las reglas de salud estatales o locales.

Esta ley da tranquilidad de verdad a los donantes y a los programas de alimentos, pero no es una razón para descuidar la seguridad. Las buenas prácticas protegen a las personas, y protegen a su organización.

Su lista de verificación de logística

• Escriba y publique una política de donaciones con listas de "sí" y "no"
• Fije horarios de entrega y tenga a alguien presente cuando sea posible
• Envíe reconocimientos por escrito para las donaciones de $250 o más
• Organice el almacén: nada en el piso, todo etiquetado, primero en entrar primero en salir, salidas despejadas
• Prepare una hoja de inventario sencilla y cuente cada mes
• Revise el seguro para el almacenamiento y para los voluntarios que manejan
• Ponga termómetros en cada refrigerador y congelador y anote las temperaturas
• Pregunte a su departamento de salud local qué reglas de alimentos le aplican

La buena logística no se nota cuando funciona: los artículos correctos llegan a las personas correctas, con seguridad, sin agotar a sus voluntarios. Unos cuantos sistemas sencillos hacen toda la diferencia.

Si quiere ayuda para organizar su almacén o su inventario, pídala a una organización miembro a través del Intercambio.

Información general, no asesoría legal, fiscal ni financiera. Las reglas cambian y cada caso es distinto: consulte las fuentes oficiales y a un profesional calificado antes de actuar.