Plan de sucesión: si usted faltara mañana

Esta guía es para fundadores, directores y voluntarios de muchos años que llevan buena parte de su organización benéfica en la cabeza. Si ese es su caso, pregúntese con honestidad: si de repente se enfermara, tuviera que irse o simplemente necesitara parar, ¿podría otra persona mantener todo funcionando la próxima semana? Al terminar de leer, usted podrá escribir un plan corto de sucesión de emergencia, poner por escrito cómo funcionan las cosas y organizar el acceso compartido a las contraseñas y al banco, para que su organización no se quede bloqueada cuando una persona no está.

Por qué esto importa para las organizaciones pequeñas

En muchas organizaciones benéficas pequeñas, una sola persona sabe la contraseña del banco, la lista de donantes, las fechas límite de las subvenciones y a qué arrendador llamar cuando se descompone la calefacción. Eso es un punto único de falla. No es una crítica. Es simplemente como crecen las organizaciones pequeñas.

Planificar la sucesión significa prepararse para un cambio de liderazgo, planeado o no. Protege a las personas a las que usted sirve, la confianza de sus financiadores y su propia tranquilidad. También le permite tomarse unas vacaciones de verdad.

Parte 1: El plan de sucesión de emergencia

Un plan de sucesión de emergencia dice quién toma el lugar de un líder clave si de repente no está disponible. Puede ser de una o dos páginas. La junta directiva debe aprobarlo.

Cubre:

• Los puestos clave. Haga una lista de cada puesto que causaría problemas serios si quedara vacío: director ejecutivo o voluntario principal, tesorero, responsable de programas, cualquiera que firme cheques.
• Quién toma el lugar. Para cada puesto, nombre a una persona interina y a un suplente. Asegúrese de que hayan aceptado.
• Qué pueden decidir. Explique con claridad lo que puede hacer la persona interina (pagar cuentas, firmar contratos de rutina, hablar con la prensa) y lo que necesita la aprobación de la junta.
• Quién avisa a quién. Quién informa a la junta, al personal, a los voluntarios, a los financiadores clave y a los aliados, y qué les dice.
• Por cuánto tiempo. Ausencia corta (unas semanas), ausencia más larga o salida permanente. La junta decide cuándo empezar a buscar a alguien nuevo.

Comparta el plan con las personas nombradas en él, y revíselo cada año.

Parte 2: Ponga por escrito cómo funcionan las cosas

Mucho de lo que mantiene en marcha a una organización es "trabajo invisible". Escríbalo. Una carpeta compartida o un archivador (algunos lo llaman archivo de continuidad) debe incluir:

Personas y contactos

• Los miembros de la junta directiva y sus datos de contacto
• El personal clave, los voluntarios y sus funciones
• Los principales aliados, financiadores, arrendador, aseguradora, contador, abogado y contacto en el banco

Dinero

• Qué bancos usa y qué cuentas, y quiénes son las personas autorizadas a firmar (sin contraseñas en este documento)
• Cómo se pagan las cuentas y quién las aprueba
• Los pagos regulares: alquiler, seguros, suscripciones de programas, nómina
• Dónde se guardan los registros financieros

Asuntos legales y cumplimiento

• Dónde se guardan sus documentos de fundación, sus estatutos y su carta de determinación del IRS
• Las fechas límite de las declaraciones anuales: la serie del Form 990 (declaración anual al IRS), el registro estatal de organizaciones benéficas, los informes estatales de la corporación
• Las pólizas de seguro y sus fechas de renovación
• Los contratos y arrendamientos

Programas

• Qué hace cada programa, quién lo dirige y cuándo
• Los proveedores y aliados clave
• Instrucciones sencillas, paso a paso, para las tareas de rutina

Calendario

• Un resumen del año con todas las fechas límite: informes de subvenciones, renovaciones, declaraciones, eventos, reuniones de la junta

Que sea corto y práctico. Una lista de una página que sí se usa vale más que un manual largo que nadie abre. Actualícelo cada vez que algo cambie.

Parte 3: Contraseñas y cuentas

Aquí es donde muchas organizaciones se atoran. Cuando la única persona que tiene la contraseña no está disponible, las cuentas pueden quedar bloqueadas por semanas.

Formas seguras de compartir el acceso:

• Use un administrador de contraseñas con un plan para equipos. Un administrador de contraseñas es una aplicación que guarda contraseñas seguras de forma protegida. CISA, la agencia federal de ciberseguridad, recomienda usar contraseñas seguras y un administrador de contraseñas. Guarde ahí todas las contraseñas de la organización, no en el navegador de una sola persona.
• Dé acceso al administrador de contraseñas a por lo menos dos personas de confianza, con el inicio de sesión en dos pasos activado.
• Registre las cuentas con un correo de función (como admin@suorganizacion.org) al que pueda entrar más de una persona, no con un correo personal.
• Lleve una lista de cuentas: cada sistema, para qué sirve y quiénes son los administradores. (No las contraseñas).
• Prepare la recuperación del propio administrador de contraseñas. Siga sus instrucciones para el acceso de emergencia, y guarde los datos de recuperación en un lugar seguro al que pueda llegar quien preside la junta.

Parte 4: Acceso al banco

Consulte con su banco ahora, mientras todo está tranquilo:

• Al menos dos personas autorizadas a firmar, idealmente miembros de la mesa directiva de la junta, y de preferencia que no sean familiares entre sí.
• Acceso a la banca en línea para más de una persona, cada una con su propio usuario.
• Conozca el proceso del banco para cambiar a las personas que firman, y qué papeles exige (muchas veces una resolución de la junta). Tenga lista una plantilla.
• Aprobación de dos personas para pagos grandes, si su banco lo ofrece. Protege tanto contra errores como contra fraudes.

Parte 5: Avise al IRS cuando cambie su parte responsable

Cuando su organización solicitó su EIN (número de identificación del empleador), el número de impuestos de nueve dígitos del IRS, nombró a una parte responsable (responsible party): una persona que el IRS vincula con la organización. Si esa persona se va, el IRS dice que los cambios de parte responsable deben informarse dentro de 60 días, usando el Form 8822-B (cambio de dirección o de parte responsable). El mismo formulario se usa para un cambio de dirección postal. Agregue esto a su plan de sucesión para que no se olvide durante una transición con mucho trabajo.

Transiciones planeadas

Cuando un líder planea retirarse, debe avisar con la mayor anticipación posible. Una entrega planeada puede incluir:

• Varios meses de trabajo en paralelo, si es posible
• Presentar en persona al sucesor a los financiadores, aliados y voluntarios clave
• Repasar juntos el archivo de continuidad
• Pasar formalmente el acceso a las cuentas y la autoridad para firmar en el banco
• Un último día claro, y un agradecimiento público cálido

Para los fundadores, esto puede ser difícil. Saber soltar bien es uno de los mejores regalos que puede darle a la organización que construyó.

Su lista de verificación de sucesión

• Escriba un plan de sucesión de emergencia de una página y consiga la aprobación de la junta
• Nombre a una persona interina y a un suplente para cada puesto clave
• Empiece un archivo de continuidad sobre personas, dinero, asuntos legales, programas y calendario
• Pase todas las contraseñas a un administrador de contraseñas para equipos con al menos dos administradores
• Registre las cuentas clave con un correo de función compartido
• Confirme que hay al menos dos personas que firman en el banco y dos usuarios de banca en línea
• Anote la regla del IRS de 60 días para informar una nueva parte responsable
• Revise el plan y el archivo cada año

Planificar su propia ausencia puede ser incómodo. Pero es un acto de cuidado hacia las personas que dependen de su organización, y hacia usted mismo.

Si quiere ayuda para empezar su archivo de continuidad, pídala a una organización miembro a través del Intercambio.

Información general, no asesoría legal, fiscal ni financiera. Las reglas cambian y cada caso es distinto: consulte las fuentes oficiales y a un profesional calificado antes de actuar.