Cómo dar un taller o seminario web útil

Esta guía es para cualquier persona de una organización benéfica pequeña que esté planificando una capacitación, una sesión informativa o un seminario web: enseñar a voluntarios, explicar un servicio a la comunidad o compartir sus habilidades con otras organizaciones a través del Intercambio. No necesita un equipo de producción. Al terminar de leer, usted podrá planificar una sesión enfocada, hacerla accesible, manejar bien la grabación y el permiso, y dar seguimiento para que la gente de verdad use lo que aprendió.

Empiece con un objetivo claro

Antes de fijar una fecha o hacer una diapositiva, complete esta oración:

"Al final de esta sesión, las personas podrán ______."

Ejemplos inventados:

• "...usar nuestra nueva aplicación de horarios para voluntarios para apuntarse a turnos."
• "...saber para cuáles de nuestros servicios califican y cómo solicitarlos."
• "...escribir un primer borrador de un presupuesto sencillo para una subvención."

Si tiene tres objetivos, probablemente tiene tres sesiones. Una sesión corta que hace una sola cosa bien es mejor que una larga que intenta hacerlo todo.

¿Para quién es?

Piense en su público:

• ¿Qué saben ya? ¿Qué palabras pueden ser nuevas para ellos?
• ¿Qué aparatos van a usar? Mucha gente se conecta a las sesiones en línea desde el teléfono.
• ¿Qué hora del día les conviene? Los padres que trabajan, las personas con turnos y los adultos mayores pueden tener necesidades muy distintas.
• ¿Necesitan otro idioma, subtítulos u otro tipo de apoyo para participar?

Pregunte a un par de personas de su público antes de planificar. Toma diez minutos y evita mucho esfuerzo perdido.

¿En línea, en persona o las dos cosas?

• Las sesiones en línea son más fáciles de atender y más baratas de organizar. Mantener la participación puede ser más difícil.
• Las sesiones en persona crean relaciones y sirven para habilidades prácticas. El transporte, el cuidado de los niños y el acceso al edificio pueden ser barreras.
• Las sesiones híbridas (las dos cosas a la vez) suenan ideales, pero son las más difíciles de hacer bien. Si es nuevo en esto, elija una sola.

Una agenda sencilla

Para una sesión en línea de 60 minutos:

Que los ratos de exposición sean cortos, de unos 10 a 15 minutos, y luego haga algo distinto: una pregunta, una encuesta, una actividad corta. La atención de la gente se dispersa, sobre todo en línea.

Hágala accesible desde el principio

Accesibilidad significa que todos pueden participar, incluidas las personas con discapacidades. El W3C, que desarrolla las normas de accesibilidad para la web, publica una guía gratuita para hacer presentaciones accesibles. Puntos clave:

Subtítulos

Los subtítulos son una versión en texto de lo que se dice y de otros sonidos importantes, que aparece al mismo tiempo que el audio. El W3C señala que los subtítulos dan acceso al contenido a las personas sordas o con pérdida de audición, y que también los usan personas que entienden mejor la información escrita que la hablada.

• Active los subtítulos de su plataforma de video y revise qué tan exactos son antes de la sesión.
• Para eventos importantes o más grandes, piense en contratar a una persona que haga los subtítulos, lo cual suele ser más exacto que los subtítulos automáticos.
• Hable con claridad, una persona a la vez, y diga su nombre antes de hablar en las conversaciones.

Diapositivas y materiales

• Use letra grande, pocas palabras por diapositiva y un contraste fuerte entre el texto y el fondo. Las pautas internacionales de accesibilidad piden un contraste de al menos 4.5 a 1 para el texto normal.
• Describa en voz alta lo que hay en sus diapositivas. El W3C sugiere describir la información visual importante, para que las personas que no pueden ver las diapositivas no se la pierdan.
• Comparta las diapositivas o los materiales antes o justo después, en un formato accesible con títulos reales y texto alternativo (descripciones escritas cortas) para las imágenes.
• No dependa solo del color para mostrar un significado.

Pregunte y luego responda

En el formulario de inscripción, pregunte: "¿Hay algo que podamos hacer para ayudarle a participar plenamente?". Luego dé seguimiento. Las peticiones más comunes son interpretación en lengua de señas, materiales por adelantado u otro idioma.

Grabación y permiso

Grabar una sesión permite que las personas que no pudieron venir la vean después. Pero también capta las caras, las voces, los nombres y a veces las historias personales de la gente.

Buenas prácticas:

• Dígalo en la invitación: "Esta sesión se grabará y se compartirá con las personas inscritas".
• Dígalo otra vez al inicio, antes de presionar grabar.
• Ofrezca opciones: la gente puede apagar su cámara, cambiar el nombre que se muestra o hacer preguntas por mensaje privado.
• Pause la grabación durante conversaciones personales o en las salas de grupos pequeños.
• No comparta grabaciones en las que la gente contó historias personales, a menos que todos los involucrados estén de acuerdo.
• Decida dónde se guardará y por cuánto tiempo, y quién puede verla.
• Quite cualquier parte delicada antes de compartirla.

Si van a asistir menores de 18 años, necesita el permiso de su padre, madre o tutor para grabarlos, y debe pensar bien si conviene grabar.

Cómo dirigir la sesión

• Llegue temprano. Conéctese 15 minutos antes para probar el sonido, la pantalla compartida y los subtítulos.
• Tenga un coanfitrión. Una persona presenta y la otra vigila el chat, deja entrar a la gente, ayuda con problemas técnicos y maneja las interrupciones.
• Explique las reglas: cómo hacer preguntas, si la cámara es opcional, cuándo son los descansos.
• Proteja la sala. Use enlaces de inscripción y salas de espera en las sesiones en línea, y sepa cómo sacar a un participante que interrumpe.
• Pregunte seguido: "¿Qué preguntas tienen hasta ahora?" (no "¿Alguna pregunta?", que casi siempre recibe silencio).

Después de la sesión

• Envíe un correo de agradecimiento dentro de un día con las diapositivas, los recursos y la grabación si la hizo.
• Incluya un formulario corto de opinión: de tres a cinco preguntas, entre ellas "¿Qué hará distinto después de esta sesión?".
• Responda las preguntas que no alcanzó a contestar.
• Anote qué cambiar la próxima vez.

Su lista de verificación para el taller

• Escriba un objetivo claro para la sesión
• Pregunte a dos personas de su público qué necesitan
• Elija en línea o en persona, y escoja una hora adecuada
• Arme una agenda sencilla con partes cortas y participación
• Haga diapositivas fáciles de leer, con buen contraste y texto alternativo
• Active y pruebe los subtítulos
• Pregunte por necesidades de acceso cuando la gente se inscriba
• Avise sobre la grabación en la invitación y al inicio
• Consiga un coanfitrión
• Envíe un seguimiento con recursos y un formulario corto de opinión

Una buena sesión respeta el tiempo de la gente y la deja capaz de hacer algo nuevo. Manténgala enfocada, haga que todos se sientan bienvenidos y dé seguimiento.

Si quiere practicar su sesión con público, o compartir sus habilidades con otras organizaciones, pida ayuda a una organización miembro a través del Intercambio.