Cómo hacer crecer su organización benéfica

Su organización benéfica ya está en marcha. Usted ayuda a personas, los donantes dan y la junta directiva se reúne. Ahora las preguntas cambian: ¿de verdad estamos haciendo una diferencia? ¿Podemos seguir si la persona fundadora se aparta? ¿Deberíamos contratar a alguien? ¿Deberíamos crecer?

Crecer no siempre significa hacerse más grande. Para algunas organizaciones significa hacer el mismo trabajo mejor, o asegurarse de que dure. Para otras, lo más sabio es unirse con otro grupo, o cerrar de buena manera. Esta etapa le ayuda a pensar en todo esto con la cabeza clara.

Qué hacer

Mida su impacto

Medir el impacto significa comprobar si su trabajo produce el cambio que usted prometió. Empiece por conocer la diferencia entre dos palabras:

• Los productos (outputs) son lo que usted hace y cuánto: 400 comidas entregadas, 30 niños con tutoría, 12 talleres. Son fáciles de contar.
• Los resultados (outcomes) son lo que cambia para las personas gracias a lo que usted hizo: niños que leen al nivel de su grado, familias que ya no se saltan comidas, personas mayores que se sienten menos solas. Importan más y son más difíciles de medir.

Vuelva a la teoría del cambio que escribió en la etapa de la misión. Para cada paso, elija una o dos medidas sencillas. No necesita un estudio científico. Una encuesta corta al inicio y al final de un programa, las notas de lectura que da un maestro o una llamada regular de seguimiento le pueden decir mucho.

Comparta lo que aprenda con honestidad, incluso lo que no funcionó. Los financiadores confían más en las organizaciones que aprenden de sus errores que en las que dicen tener resultados perfectos.

Desarrolle su junta directiva

A medida que la organización crece, su junta directiva tiene que madurar con ella. Una junta fuerte:

• fija el rumbo y aprueba el presupuesto anual;
• vigila el dinero, con informes financieros regulares;
• apoya y evalúa a quien dirige, ya sea pagado o voluntario;
• ayuda a recaudar dinero y abre puertas;
• planifica el futuro, incluso quién dirigiría si la persona fundadora se fuera.

Cada año, revise las habilidades que hay en su junta y las que faltan. Fije límites de mandato en sus estatutos para que entren personas nuevas y las cansadas puedan retirarse con dignidad. Dé a los miembros nuevos una orientación corta: la misión, el presupuesto, los estatutos, las actas recientes y lo que se espera de ellos. Lleve actas de cada reunión.

Contrate a su primer empleado

Contratar es un gran paso. Antes de hacerlo, asegúrese de tener suficientes ingresos estables para pagar un sueldo por al menos un año, más los impuestos y otros costos.

Primero, decida si la persona es un empleado o un contratista independiente. El IRS mira la relación completa, sobre todo cuánto control tiene usted sobre lo que hace la persona y cómo lo hace. Si usted fija el horario, la capacita y dirige el trabajo, lo más probable es que sea un empleado.

Si contrata a un empleado, la organización pasa a ser un empleador. Eso significa:

• Impuestos sobre la nómina: usted debe retener del sueldo del empleado el impuesto federal sobre los ingresos y los impuestos de Seguro Social y Medicare, pagar la parte del empleador de Seguro Social y Medicare, y declararlos al IRS, por lo general en el Form 941 (declaración trimestral de impuestos del empleador). Su estado puede tener también su propia retención de impuesto sobre los ingresos.
• Impuesto federal de desempleo (FUTA): una organización 501(c)(3) está exenta del impuesto federal de desempleo. Aun así, su estado puede tener reglas de seguro de desempleo para organizaciones sin fines de lucro, así que consulte con el departamento de trabajo de su estado.
• Compensación laboral (workers' compensation): un seguro que paga los gastos médicos y el sueldo perdido si un empleado se lastima en el trabajo. Lo maneja cada estado, y las reglas sobre quién debe tenerlo varían. El Departamento de Trabajo de EE. UU. (DOL) tiene una lista de la oficina de compensación laboral de cada estado.
• Reglas de salario y horas: pague al menos el salario mínimo requerido y las horas extra donde correspondan. Recuerde que un empleado pagado no puede "ser voluntario" para hacer el mismo tipo de trabajo por el que su organización le paga.

Muchas organizaciones pequeñas usan un servicio de nómina para manejar las retenciones y las declaraciones. Cuesta dinero, pero evita errores caros. Escriba una descripción clara del puesto, una carta de oferta por escrito y un manual básico para empleados.

Logre la sostenibilidad

Sostenibilidad significa que su organización puede seguir año tras año sin saltar de una crisis a otra. Algunos pasos que ayudan:

• Reparta sus ingresos entre varias fuentes: donantes individuales, subvenciones, eventos e ingresos propios. Depender de un solo financiador es arriesgado.
• Cree una reserva: dinero apartado para emergencias. Muchas juntas buscan juntar, con el tiempo, unos cuantos meses de gastos de operación.
• Aumente los donantes mensuales: las donaciones pequeñas y regulares suman y son más predecibles que las de una sola vez.
• Prepárese para un cambio de liderazgo: escriba cómo funcionan las cosas para que la organización no dependa de la memoria de una sola persona.

Piense en fusionarse o en cerrar de buena manera

A veces lo mejor para las personas a las que usted sirve es unirse con otra organización, o cerrar. Eso no es un fracaso. Puede ser la decisión más responsable que tome una junta directiva.

Una fusión une dos organizaciones en una. Una opción más suave es una alianza o servicios compartidos, como compartir una oficina o un contador. Señales de que puede ser hora de hablar: otro grupo sirve mejor a las mismas personas, usted no logra reclutar miembros para la junta o el dinero sigue sin alcanzar.

Si decide disolver la organización (cerrarla para siempre), siga las reglas:

• Los bienes deben seguir siendo benéficos. Sus Articles of Incorporation (acta constitutiva) ya deben decirlo: cuando una organización benéfica cierra, el dinero y los bienes que le queden deben ir a otro fin exento, como otra 501(c)(3), o a un gobierno para un fin público. Nunca pueden ir a los fundadores, a los miembros de la junta ni al personal.
• Avise al IRS. Presente un Form 990 (declaración anual al IRS) o 990-EZ final y marque la casilla "Terminated" (terminada). Llene el Schedule N (anexo N), que indica qué pasó con sus bienes. La declaración vence el día 15 del quinto mes después de la fecha de cierre. Las organizaciones que presentan el 990-N indican en él que han cerrado.
• Avise a su estado. Muchos estados exigen avisar al Attorney General (fiscal general del estado) u otra oficina antes o durante la disolución, y presentar artículos de disolución ante la Secretary of State (secretaría de estado). El IRS aconseja consultar con el fiscal general de su estado antes de disolver la organización.
• Avise a los donantes que dieron donaciones con restricciones qué pasará con su dinero.

Su lista de verificación

• Haga una lista de los productos y resultados que va a seguir, basada en su teoría del cambio.
• Elija una forma sencilla de medir al menos un resultado este año.
• Comparta un resumen honesto de su impacto con su junta directiva y sus donantes.
• Revise una vez al año las habilidades que tiene su junta y las que le faltan.
• Agregue límites de mandato y una orientación para los miembros nuevos de la junta.
• Antes de contratar, confirme que puede pagar un sueldo e impuestos por al menos un año.
• Decida si una persona nueva es empleado o contratista usando la guía del IRS.
• Organice la retención y declaración de impuestos sobre la nómina, o un servicio de nómina.
• Revise las reglas de su estado sobre compensación laboral y seguro de desempleo.
• Fije una meta para crear una reserva de efectivo.
• Escriba un plan sencillo de lo que pasa si la persona fundadora se aparta.
• Si está pensando en cerrar, revise los pasos del IRS y del estado antes de actuar.