Auditorías, revisiones y compilaciones

Esta guía es para organizaciones benéficas pequeñas a las que les han dicho que "necesitan una auditoría", o que se preguntan si la necesitan. Las palabras auditoría, revisión y compilación se confunden todo el tiempo, y la diferencia importa para su presupuesto. Al terminar de leer, usted sabrá qué es cada una, cuándo puede exigirla una regla estatal o federal, y cómo prepararse para que el proceso salga bien y cueste menos.

Tres niveles de trabajo de un contador externo

Los tres consisten en que un contador público certificado (CPA) independiente revise sus estados financieros. Los estados financieros son los informes formales de sus finanzas: sobre todo un estado de situación financiera (lo que tiene y lo que debe), un estado de actividades (ingresos y gastos) y notas. Los tres niveles se diferencian en qué tan a fondo revisa el contador y cuánta confianza dan a quienes los leen.

Las normas exactas las fija la profesión contable, y su CPA le explicará qué cubre su informe. La idea clave: la auditoría es la revisión más profunda, la revisión es más ligera y la compilación es ayuda con el formato, sin ninguna verificación.

Cuándo la exige un estado

Muchos estados exigen que las organizaciones benéficas que piden donaciones al público se registren y presenten un informe financiero cada año. Algunos estados también exigen una revisión o una auditoría hecha por un CPA cuando sus ingresos pasan de cierto nivel. Los límites y las reglas cambian según el estado, así que consulte con la oficina que regula las organizaciones benéficas en su estado, que muchas veces está dentro de la oficina del Attorney General (fiscal general del estado).

Ejemplo: Nueva York

Según la Executive Law (ley ejecutiva) de Nueva York, sección 172-b, una organización registrada en el Charities Bureau (oficina de organizaciones benéficas) del fiscal general debe incluir:

• un informe de auditoría de un CPA independiente si sus ingresos y apoyo brutos son de más de $1,000,000, o
• un informe de revisión de un CPA independiente si sus ingresos y apoyo brutos son de al menos $250,000 pero no más de $1,000,000.

Las instrucciones del formulario del Charities Bureau (para el Form CHAR500-C) muestran que no se exige informe de contador hasta $250,000 para esa declaración. Según la guía de controles internos del fiscal general, las organizaciones de Nueva York que deben presentar una auditoría ante el Charities Bureau también deben hacer que la supervise un comité de auditoría formado por directores independientes, o los miembros independientes de la junta directiva.

Otros estados fijan sus propias cantidades y reglas. Revise siempre las de su estado y las de cada estado donde esté registrado.

Cuándo la exige el dinero federal

Si su organización gasta dinero de subvenciones federales, incluso dinero federal que le llega a través de un estado, condado o ciudad, debe conocer la Single Audit (auditoría única).

Según la Uniform Guidance (guía uniforme) federal, 2 CFR 200.501, una entidad no federal que gaste $1,000,000 o más en fondos federales durante su año fiscal debe tener una auditoría única (o, en casos limitados, una auditoría de un programa específico) para ese año. La auditoría única es una auditoría especial que cubre tanto sus estados financieros como su cumplimiento de las reglas de las subvenciones federales. Cuesta más que una auditoría normal.

Si gasta menos de $1,000,000 en fondos federales, está exento del requisito federal de auditoría para ese año. Pero sus registros deben seguir disponibles para que los revisen la agencia que da los fondos, la entidad intermediaria y la Government Accountability Office (oficina de rendición de cuentas del gobierno).

Fíjese en que la prueba es el dinero gastado en el año, no el otorgado.

Cuándo la exige un financiador o un prestamista

Los acuerdos de subvención, los préstamos y los contratos a veces exigen una auditoría o una revisión, sin importar las reglas de su estado. Lea sus acuerdos y haga una lista de todos los requisitos de informes. Su junta directiva también puede decidir que una auditoría es una buena práctica aunque no sea obligatoria.

Cómo elegir un contador

• Independencia. La guía del fiscal general de Nueva York explica que un CPA independiente no puede tener una relación financiera ni de otro tipo con la organización, aparte de recibir pago por el trabajo contable. Por ejemplo, el CPA no puede ser miembro de la junta, empleado ni familiar de un empleado. Su tesorero voluntario no puede auditarlo, aunque sea CPA.
• Experiencia con organizaciones sin fines de lucro. Pregunte cuántas auditorías o revisiones de organizaciones sin fines de lucro hace, y si hace auditorías únicas en caso de que usted necesite una.
• Pida cotizaciones. Pregunte a dos o tres firmas. Pregunte qué está incluido y qué costaría aparte.
• Carta de compromiso. El CPA le enviará una carta que describe el trabajo, el calendario y el costo. Su junta directiva o su comité de auditoría deben aprobarla.

Cómo prepararse

La mayor parte del costo de una auditoría o revisión es el tiempo del contador. Cuanto más organizado esté usted, menos tiempo necesitará.

Unos dos o tres meses antes de que termine su año:

• Pónganse de acuerdo en las fechas con su CPA.
• Pida su lista de los documentos que va a querer (muchas veces se llama "PBC list", por "provided by client", es decir, lo que entrega el cliente).

Cuando termine su año, tenga esto listo:

• los estados de cuenta y las conciliaciones mensuales de cada cuenta bancaria
• su libro mayor y su balance de comprobación (la lista completa de saldos de las cuentas)
• los acuerdos de subvención y los registros que muestran cómo se gastaron las donaciones con restricciones
• los registros de donantes de las donaciones y promesas grandes
• los registros de nómina y las declaraciones de impuestos
• las facturas de gastos grandes y de activos fijos (equipo que es suyo)
• las actas de la junta directiva del año
• los contratos, arrendamientos y documentos de préstamos
• los estados financieros y el Form 990 del año anterior

Los buenos hábitos mensuales hacen esto fácil. Nuestra guía sobre controles financieros los explica.

Después del informe

• El CPA puede darle una carta sobre las debilidades que encontró en sus controles. Tómela en serio y corrija lo que pueda.
• Su junta directiva o su comité de auditoría deben reunirse con el CPA para repasar los resultados.
• Presente el informe ante su estado y dé copias a los financiadores que lo pidieron.
• Agradezca a los voluntarios que ayudaron. La temporada de auditoría es trabajo duro.

Lista de verificación de auditoría y revisión

• Revisamos los límites de revisión y auditoría de nuestro estado
• Sabemos si alguna de nuestras subvenciones es dinero federal
• Sabemos cuánto dinero federal esperamos gastar este año
• Hicimos una lista de cada financiador o prestamista que exige una auditoría o revisión
• Elegimos un CPA independiente con experiencia en organizaciones sin fines de lucro
• Las conciliaciones bancarias están hechas para cada mes
• Nuestra junta directiva o comité de auditoría aprobó el compromiso y revisará los resultados

Si quiere ayuda para prepararse para su primera auditoría, pídala a una organización miembro a través del Intercambio.