Controles financieros para equipos pequeños

Esta guía es para tesoreros, fundadores y voluntarios que manejan el dinero de una organización benéfica pequeña, muchas veces solos y sin capacitación. Los controles financieros suenan a algo para organizaciones grandes con departamentos de finanzas. No lo son. Son hábitos sencillos que protegen el dinero de su organización y lo protegen a usted de errores y de acusaciones falsas. Al terminar de leer, podrá poner controles prácticos para un equipo de dos o más personas, conciliar su cuenta bancaria cada mes, manejar con seguridad la caja chica y las tarjetas, y darle a su junta directiva un informe mensual claro.

Por qué importan los controles, aunque todos sean honestos

La mayoría de las personas que hacen voluntariado en una organización benéfica son honestas. Los controles no se tratan de sospechar. Sirven para tres cosas:

• Detectar errores honestos a tiempo, como un pago anotado dos veces o una donación que nunca se depositó.
• Proteger a quienes manejan el dinero. Si una persona lo hace todo sola y algo sale mal, no tiene forma de demostrar que no fue ella.
• Generar confianza con donantes, financiadores y auditores, que le preguntarán cómo maneja el dinero.

Cuando falta dinero en una organización pequeña, a menudo es porque una persona de confianza lo hizo todo durante años y nadie revisó.

División de tareas para equipos muy pequeños

Dividir tareas (segregation of duties) significa repartir las tareas de dinero para que ninguna persona controle una transacción de principio a fin. La guía sobre controles internos del Attorney General (fiscal general del estado) de Nueva York dice que los procedimientos deben asegurar que ninguna persona sola sea responsable de recibir, anotar y depositar fondos, y de escribir y firmar cheques. Eso hace más difícil el desfalco y el mal uso de fondos.

Una organización grande puede darle cada tarea a una persona distinta. Una pequeña tiene que ser creativa. Esta es una división práctica para un equipo de dos o tres personas:

Si de verdad solo tiene una persona que maneja el dinero, sume a una segunda persona que mire el estado de cuenta bancario cada mes. Incluso esa sola revisión hace una gran diferencia.

Reglas de dos firmas

Una regla de dos firmas significa que dos personas deben aprobar los pagos que pasen de cierta cantidad. Escriba la regla en una política corta aprobada por su junta directiva. Por ejemplo: "Todo pago de más de $500 necesita la aprobación de dos directivos". Elija una cantidad que se ajuste a su tamaño.

Algunas cosas que debe saber:

• No cuente con que su banco haga cumplir la regla. Pregúntele a su banco si revisa que haya dos firmas. De todos modos, la regla es su propio control interno: la segunda persona revisa la cuenta y el pago antes de que se haga.
• Para la banca en línea, configure la cuenta para que una persona cree el pago y otra lo apruebe, si su banco lo ofrece. Pregúntele a su banco qué ofrece para organizaciones sin fines de lucro.
• Nadie debe firmar ni aprobar nunca un pago para sí mismo, incluidos los reembolsos.
• Nunca firme cheques en blanco.

Conciliación bancaria cada mes

Una conciliación bancaria significa comparar sus propios registros con el estado de cuenta del banco para asegurarse de que coincidan. Es el hábito más importante de esta guía.

Cada mes:

1. Consiga el estado de cuenta del banco en cuanto esté disponible.
2. Compare cada depósito y cada pago del estado de cuenta con sus libros.
3. Anote todo lo que aparezca en el estado de cuenta y no esté en sus libros, como un cargo del banco, y agréguelo.
4. Anote todo lo que esté en sus libros y todavía no aparezca en el estado de cuenta, como un cheque que no se ha cobrado.
5. Confirme que el saldo de sus libros, ajustado por esas diferencias de tiempo, sea igual al saldo del banco.
6. Busque cualquier cosa extraña: pagos que no reconoce, cantidades redondas, beneficiarios que no conoce.
7. Pida que alguien que no sea quien lleva los libros revise la conciliación y la firme con sus iniciales.

La mayoría de los programas de contabilidad tienen una herramienta de conciliación. Una hoja de cálculo también sirve.

Caja chica

La caja chica es una cantidad pequeña de efectivo que se guarda para compras pequeñas. A muchas organizaciones les va mejor sin ella, usando una tarjeta de débito de la organización o reembolsos. Si la tiene:

• Guarde una cantidad pequeña y fija en una caja con llave.
• Una sola persona se encarga de ella.
• Cada pago necesita un recibo o un comprobante firmado.
• En cualquier momento, el efectivo más los recibos deben sumar la cantidad fija.
• Otra persona la cuenta de vez en cuando.

Tarjetas de crédito y de débito

Las tarjetas son cómodas y fáciles de usar mal sin querer.

• Dé tarjetas solo a quienes las necesitan, con un límite bajo.
• Escriba para qué se pueden y no se pueden usar. El uso personal nunca se permite, aunque se devuelva el dinero.
• Exija un recibo por cada cargo, con una nota de para qué fue.
• Alguien que no sea el titular de la tarjeta revisa el estado de cuenta mensual contra los recibos.
• Cancele las tarjetas de inmediato cuando alguien deja su cargo.

Efectivo y donaciones recibidas

El efectivo es el dinero más fácil de perder. En los eventos:

• Pida que dos personas cuenten el efectivo juntas y que ambas firmen una hoja de conteo.
• Deposítelo pronto, idealmente el siguiente día hábil.
• Entregue recibos por los regalos en efectivo.

El informe financiero mensual para la junta directiva

La guía del Attorney General de Nueva York dice que las juntas directivas deben recibir informes periódicos, al menos cada tres meses y de preferencia cada mes, que comparen los ingresos y gastos reales con el presupuesto, con explicaciones a tiempo de las diferencias. También dice que los informes financieros mensuales deben ser claros y darle a la junta lo que necesita para una supervisión adecuada.

Un informe mensual sencillo de una página puede incluir:

• El efectivo en el banco al final del mes.
• Ingresos y gastos del mes y del año hasta la fecha, comparados con el presupuesto.
• Una nota corta sobre todo lo que esté algo fuera del presupuesto y por qué.
• Dinero restringido que se guarda para fines específicos. Vea nuestra guía sobre fondos restringidos.
• Próximas cuentas grandes o fechas límite, como renovaciones de seguros o declaraciones de impuestos.
• Confirmación de que la conciliación bancaria se hizo y se revisó.

Manténgalo corto y sencillo. Una junta directiva que entiende una página clara hará mejores preguntas que una junta enterrada en impresiones.

Póngalo por escrito

La guía del Attorney General de Nueva York recomienda tener procedimientos financieros por escrito, revisados y entregados a las personas que los siguen. Los suyos pueden ocupar dos páginas. Incluya quién puede aprobar y firmar pagos, la cantidad que requiere dos firmas, cómo se manejan el efectivo y los cheques, cómo funcionan los reembolsos, las reglas de las tarjetas, la conciliación mensual y lo que recibe la junta cada mes. Revíselos cada año.

Lista de controles

• Las tareas de dinero están divididas para que ninguna persona lo haga todo
• Los pagos de más de cierta cantidad necesitan dos aprobaciones
• Nadie aprueba un pago para sí mismo
• La cuenta bancaria se concilia cada mes y la revisa una segunda persona
• Un miembro de la junta directiva que no lleva los libros revisa la cuenta bancaria cada mes
• La caja chica es pequeña y cuadra, o no la usamos
• Todos los cargos de tarjeta tienen recibo y se revisan
• La junta directiva recibe un informe de una página cada mes
• Nuestros procedimientos están por escrito y aprobados por la junta directiva

Si quiere que alguien con experiencia en finanzas revise cómo se organizó, pida ayuda a una organización miembro a través del Intercambio de Golden Hint.