Donaciones restringidas y sin restricciones

Esta guía es para tesoreros, contadores y líderes de organizaciones benéficas pequeñas que reciben donaciones "para" algo: una subvención para un programa específico, una donación para una camioneta nueva, una donación en memoria de alguien para becas. Esas donaciones vienen con promesas. Al terminar, entenderá la diferencia entre el dinero restringido y el dinero sin restricciones, cómo llevar el control de las donaciones restringidas en una contabilidad sencilla, cómo se "libera" una restricción y por qué esta es una de las formas más rápidas de ganarse, o perder, la confianza de un donante.

Dos tipos de dinero

El dinero sin restricciones se puede gastar en cualquier cosa que sirva a su misión: programas, alquiler, salarios, seguros, la cuenta del teléfono. La mayoría de las donaciones pequeñas de personas no tienen restricciones, a menos que el donante diga otra cosa.

El dinero restringido viene con una condición que pone el donante sobre cómo o cuándo se puede usar. Restricciones comunes:

• De propósito: "para el campamento de verano", "para el congelador del banco de alimentos".
• De tiempo: "para usar el próximo año", o una promesa de donación que se paga en tres años.
• Permanentes: una donación a un fondo patrimonial (endowment) en la que el donante pide que se conserve el monto original y que solo se gasten las ganancias.

Solo un donante (o quien da una subvención) puede crear una restricción del donante. Si su junta directiva decide apartar dinero para una reserva o un proyecto futuro, eso es una designación de la junta. En términos contables sigue siendo dinero sin restricciones, porque la junta puede cambiar de opinión. Las instrucciones del Form 990 (declaración anual al IRS) dicen que todos los fondos sin restricciones impuestas por donantes se reportan como sin restricciones, sin importar lo que la junta haya designado.

Los estados financieros actuales de las organizaciones sin fines de lucro, y el Form 990 del IRS, usan los términos activos netos sin restricciones del donante y activos netos con restricciones del donante. "Activos netos" significa lo que usted tiene menos lo que debe. Verá estos nombres en su balance general.

Cómo una donación se vuelve restringida

Por lo general, una donación se trata como restringida cuando el donante deja claro que es para un propósito o un tiempo específico. Eso puede venir de las palabras del propio donante o de lo que usted pidió. Fíjese en:

• la línea de concepto (memo) de un cheque,
• una nota en un formulario de donación en línea,
• una carta de solicitud que pedía dinero para una sola cosa específica,
• un acuerdo de subvención o una carta de adjudicación.

El tercer punto atrapa a muchas organizaciones. Si envía una carta que dice "ayúdenos a comprar una camioneta nueva", las donaciones que lleguen por esa carta pueden quedar restringidas a la camioneta. Si es posible que recaude más de lo que necesita, agregue una línea como esta: "Las donaciones que pasen de lo necesario para la camioneta apoyarán nuestros otros programas." Así es claro desde el principio.

Cómo llevar el control de las donaciones restringidas

No necesita un programa especial. Necesita un sistema constante.

1. Anote la restricción cuando llegue la donación. En su lista de donantes y en su contabilidad, anote el monto, el donante, la restricción y cualquier fecha límite.
2. Use clases, etiquetas o cuentas separadas. La mayoría de los programas de contabilidad le dejan etiquetar los ingresos y gastos por fondo o programa. En una hoja de cálculo, tenga una pestaña para cada fondo restringido.
3. Registre los gastos contra el fondo. Cuando compre el congelador, etiquete ese gasto en el fondo del congelador.
4. Lleve un saldo al día. Para cada fondo restringido: el dinero recibido, el dinero gastado y el dinero que queda.
5. Repórtelo cada mes. Muestre los saldos restringidos en su informe a la junta. Vea nuestra guía sobre controles financieros.

Por lo general no necesita una cuenta de banco aparte para cada donación restringida. Algunas subvenciones sí la exigen, así que lea el acuerdo. Lo que importa es que sus registros muestren con claridad cuánto dinero restringido tiene y que tenga suficiente efectivo para cumplir.

Cómo se libera una restricción

Una restricción se "libera" cuando se cumple la condición. Si un donante da $2,000 para el campamento de verano y usted gasta $2,000 en el campamento, la restricción se cumplió. En su contabilidad, el dinero pasa de "con restricciones del donante" a "sin restricciones del donante" a medida que se gasta en el propósito. Su contador o su programa hace el asiento. Su trabajo es registrar el gasto en el fondo correcto.

Las restricciones de tiempo se liberan cuando llega el momento. Una donación "para el próximo año" queda disponible el próximo año.

Cuando no puede usar una donación como pidió el donante

A veces los planes cambian. Se cancela el campamento, o la camioneta cuesta menos de lo esperado.

• Hable primero con el donante. Explíquele con honestidad y pregúntele si quiere que la donación se use para otra cosa o que se le devuelva. Pida su respuesta por escrito.
• En el caso de las subvenciones, comuníquese con quien la dio antes de hacer cualquier cambio. La mayoría de los acuerdos de subvención exigen aprobación para cambiar el presupuesto.
• Si no puede localizar al donante, pida consejo legal antes de cambiar el uso. Esto lo controla la ley estatal y, en algunos estados, cambiar una restricción puede requerir a las cortes y a la Attorney General (fiscal general del estado).

En Nueva York, por ejemplo, la guía de la fiscal general sobre la ley estatal Prudent Management of Institutional Funds Act (ley de manejo prudente de fondos institucionales) explica que una organización puede obtener el consentimiento por escrito del donante para liberar o cambiar una restricción. Si el donante no está disponible o no da su consentimiento, la organización puede pedirle a una corte que libere o cambie una restricción de uso que se ha vuelto imposible, poco práctica, ilegal o un desperdicio, avisando a la fiscal general. Otros estados tienen sus propias reglas.

Por qué esto importa para la confianza

Los donantes que dan para un propósito específico confían en que usted cumplirá su palabra. Quienes dan subvenciones lo revisan. Los auditores revisan con cuidado los fondos restringidos. Los reguladores estatales lo esperan: la guía de controles internos de la fiscal general de Nueva York incluye asegurarse de que se respeten las restricciones sobre el uso de los fondos como parte de los procedimientos financieros básicos de una organización.

Cuando le cuenta a un donante "su donación compró el congelador, y aquí tiene una foto de él lleno de verduras frescas", demuestra que darle a usted es seguro. Es probable que ese donante vuelva a dar.

Lista de verificación de fondos restringidos

• Cada donación restringida está anotada con su propósito y cualquier fecha límite
• Nuestras solicitudes dicen qué pasa con el dinero que sobre
• Los ingresos y gastos están etiquetados por fondo
• Cada fondo restringido tiene un saldo al día
• Nuestro informe a la junta muestra los saldos restringidos
• Nunca usamos dinero restringido para cuentas generales
• Pedimos permiso por escrito a los donantes antes de cambiar el uso de una donación

Si quiere ayuda para organizar el control de fondos en su contabilidad, pida ayuda a una organización miembro a través del Intercambio.