Cómo formar una base de donantes

Esta guía es para organizaciones benéficas pequeñas que dependen de unos pocos simpatizantes fieles y quieren una base más estable de personas que donan. Las subvenciones van y vienen. Los donantes individuales que le conocen y confían en usted suelen ser el dinero más seguro que tiene una organización pequeña. Al terminar de leer, sabrá cómo encontrar sus primeros 50 donantes, cómo pedir, cómo dar las gracias para que la gente vuelva a donar, y cómo armar una lista sencilla de donantes y un programa de donaciones mensuales.

Por qué importan los donantes individuales

La mayoría de las subvenciones son por un tiempo fijo y para un propósito fijo. Las donaciones de personas muchas veces no tienen restricciones, lo que significa que puede usarlas donde más se necesiten. También les muestran a los financiadores que su comunidad cree en usted.

Una base de donantes se forma una relación a la vez. No necesita una lista grande. Necesita personas a quienes les importe, y la costumbre de mantenerse en contacto.

Sus primeros 50 donantes

Sus primeros donantes casi siempre son personas que ya conocen a alguien de la organización. Eso es normal y no hay por qué tener vergüenza.

Empiece por hacer una lista. Pida a cada miembro de la junta directiva y a cada voluntario clave que anote de 10 a 20 personas con quienes podrían hablar de la organización: amigos, familiares, vecinos, compañeros de trabajo, miembros de su comunidad de fe, personas a las que han ayudado antes. No juzgue quién podría dar. Solo escriba nombres.

Luego piense en las personas que ya están cerca de su trabajo:

• personas que han sido voluntarias
• personas que fueron a un evento
• personas a las que su programa ha ayudado, y sus familias, cuando sea apropiado
• negocios locales a los que usted les compra
• personas que le siguen en internet o se inscribieron para recibir noticias

Ponga a todos en una sola lista. Esa lista es el comienzo de su base de datos de donantes.

Cómo pedir

La mayoría de la gente dona porque alguien que conoce se lo pidió. Pedir en persona, cara a cara o por teléfono, funciona mejor que un correo masivo. Pero los dos tienen su lugar.

Una petición sencilla tiene cuatro partes:

1. Conecte. "Usted sabe cuánto me importa el programa de lectura."
2. Comparta una historia o un dato. "La primavera pasada, una niña de tercer grado que no podía leer una oración completa terminó su primer libro por capítulos."
3. Pida una cantidad específica para un propósito específico. "¿Podría dar $100 para ayudar a comprar libros para el próximo semestre?"
4. Deje de hablar y escuche. Deje que la persona responda.

Si dice que no, agradézcale con calidez. Si dice "ahora no", pregunte si puede volver a comunicarse más adelante. Si dice que sí, agradézcale de inmediato y luego hágale un seguimiento por escrito.

Cómo agradecer a los donantes

Un agradecimiento rápido y personal es la mejor forma de conseguir una segunda donación. Trate de agradecer a cada donante en unos pocos días.

• Una nota escrita a mano o una llamada corta de un miembro de la junta directiva causa una buena impresión, incluso por donaciones pequeñas.
• Diga qué va a lograr la donación, en términos concretos.
• Use su nombre y escríbalo bien.

El recibo que espera el IRS

La nota de agradecimiento y el recibo para impuestos pueden ser la misma carta. Aquí importan las reglas del IRS:

• Por cualquier donación única de $250 o más, el donante necesita un reconocimiento por escrito de su parte para poder deducirla de sus impuestos. Debe incluir el nombre de su organización, la cantidad de una donación en dinero (o una descripción, pero no el valor, de una donación que no sea dinero), y una declaración de que usted no le dio nada a cambio. Si sí le dio algo, debe describirlo y dar un cálculo de buena fe de su valor.
• Si un donante paga más de $75 y recibe algo a cambio, como un boleto para una cena, usted debe darle una declaración por escrito que diga cuánto es deducible. Nuestra guía sobre eventos para recaudar fondos explica esto.

Es una buena práctica enviar un recibo por cada donación, sin importar el tamaño. Muchos donantes los guardan para sus registros.

Cómo conservar a los donantes

Conseguir un donante nuevo cuesta mucho más esfuerzo que conservar a uno que ya tiene. La tasa de retención es la parte de los donantes del año pasado que vuelven a donar este año. Llévele la cuenta. Si es baja, revise cómo agradece y cómo mantiene informada a la gente.

Formas de mantener cerca a los donantes:

• Cuénteles los resultados. Envíe una noticia corta unas cuantas veces al año que muestre lo que logró su dinero. Use una foto (con permiso) y una historia.
• No solo pida. Por cada petición, envíe al menos un mensaje que solo comparta buenas noticias o dé las gracias.
• Invítelos a conocerles. Una visita al programa, un día de voluntariado o una llamada corta con un miembro de la junta directiva.
• Vuelva a pedir, con amabilidad. La mayoría de los donantes que dejan de dar no estaban molestos. Simplemente nadie les pidió.

Una base de datos sencilla de donantes

No necesita programas caros para empezar. Una hoja de cálculo bien llevada funciona para sus primeros cientos de donantes. Cuando sea difícil de manejar, busque programas para manejar donantes; muchos ofrecen descuentos a organizaciones sin fines de lucro.

Para cada donante, guarde:

• su nombre y cómo prefiere que le llamen
• sus datos de contacto y cómo prefiere que se comuniquen con él
• cada donación: fecha, cantidad, forma de pago y cualquier restricción (para qué pidió que se usara)
• la fecha en que se envió el agradecimiento y el recibo
• su relación con la organización
• notas de las conversaciones
• si pidió que no lo contacten

Haga que una sola persona sea responsable de mantener la lista al día. Una base de datos que la mitad de la junta actualiza de vez en cuando es peor que una sencilla que una sola persona lleva bien.

Donaciones mensuales

Las donaciones mensuales significan que los donantes dan una cantidad fija de forma automática cada mes, con tarjeta o transferencia bancaria. Le dan a una organización pequeña un ingreso estable y previsible, y los donantes mensuales muchas veces se quedan por años.

Cómo empezar:

1. Active las donaciones recurrentes en su procesador de pagos o su página de donaciones. Haga que inscribirse sea fácil y que cancelar también lo sea.
2. Póngale al programa un nombre sencillo, como "Amigos Mensuales".
3. Muestre lo que logra una cantidad mensual: "$15 al mes le dan libros a un niño durante un año" (use sus números reales).
4. Pídaselo primero, en persona, a sus donantes más fieles.
5. Agradezca a los donantes mensuales cuando se unan y envíeles noticias, pero sin llenarlos de mensajes.
6. Revise cada mes los pagos que fallaron, muchas veces por tarjetas vencidas, y comuníquese con el donante con amabilidad.

Muchas organizaciones envían a los donantes mensuales un solo recibo anual con todas sus donaciones del año. La Publication 1771 (guía del IRS sobre recibos de donaciones) explica que se puede usar una sola declaración anual.

Plan de donantes para el primer año

• Cada miembro de la junta directiva anotó de 10 a 20 personas
• Todos los nombres están en una sola lista de donantes
• Tenemos una carta de agradecimiento que también cumple las reglas del IRS para recibos
• Cada donación se agradece en unos pocos días
• Enviamos noticias al menos tres veces al año
• Activamos las donaciones recurrentes en línea
• Una sola persona está a cargo de la lista de donantes

Si quiere ayuda para escribir su primera carta de petición, pida ayuda a una organización miembro a través del Intercambio.