Cómo planear su primer evento para recaudar fondos

Esta guía es para organizaciones benéficas que piensan hacer su primer evento para recaudar fondos: una cena, una carrera, una noche de preguntas y respuestas, una subasta. Los eventos pueden crear comunidad y atraer nuevos simpatizantes. También pueden consumir meses de tiempo de los voluntarios y perder dinero. Después de leerla, podrá hacer cuentas honestas para saber si un evento vale la pena, evitar las trampas legales de las rifas y los juegos, y dar a los donantes la información de impuestos que exige el IRS.

Primero, pregúntese por qué quiere un evento

Los eventos cumplen varias funciones. Tenga claro cuál le importa más:

• Recaudar dinero. El ingreso neto después de todos los costos.
• Encontrar nuevos simpatizantes. Invitados que podrían donar más adelante.
• Agradecer y conservar a los donantes. Una oportunidad de dar las gracias en persona.
• Darse a conocer. Que su nombre se conozca en la comunidad.

Un evento que pierde un poco de dinero pero suma 40 nombres nuevos a su lista de donantes puede valer la pena. Un evento que recauda un poco de dinero pero agota a sus tres mejores voluntarios quizás no. Decida qué significa el éxito antes de empezar.

Las cuentas honestas

Muchos primeros eventos se ven bien en papel y decepcionan en la vida real. Revise los números antes de reservar cualquier cosa.

Supongamos que una organización pequeña planea una cena para 100 invitados (un ejemplo hipotético):

Ahora sea honesto sobre los riesgos. ¿Qué pasa si solo 60 personas compran boletos? El servicio de comida puede cobrarle igual un número mínimo. ¿Qué pasa si el dinero de los patrocinadores no llega?

Luego cuente las horas. Si diez voluntarios dedican 30 horas cada uno, son 300 horas por $4,200. ¿Podrían esas mismas personas recaudar más si cada una le pidiera una donación a cinco amigos? A veces la respuesta es sí.

Formas de que las cuentas salgan

• Consiga que le donen el local o la comida, o pídale a un patrocinador que los pague.
• Haga el primer evento pequeño y sencillo. Hágalo crecer si funciona.
• Agregue una petición directa durante el evento: una charla corta y sincera seguida de una petición clara.
• Fije un punto de equilibrio: el número de boletos que debe vender para cubrir los costos. Revíselo cada semana.
• Haga seguimiento con cada invitado después. El evento es el comienzo de una relación, no el final.

Las rifas, los juegos y las apuestas necesitan permisos

Aquí es donde muchas organizaciones pequeñas se meten en problemas sin querer. Las rifas, el bingo, las noches de casino y otros juegos de azar parecidos son una forma de apuesta. Los estados los regulan, y las reglas cambian mucho de un estado a otro. Algunos estados exigen una licencia o un registro, otros limitan quién puede organizar juegos, otros prohíben por completo ciertos juegos y algunos también agregan reglas a nivel de ciudad o condado.

Un ejemplo: en Nueva York, la Comisión Estatal de Juegos (State Gaming Commission) dice que las organizaciones que hacen una rifa con ganancias netas esperadas de menos de $5,000 no tienen que registrarse con la Comisión. Si se espera que la rifa recaude $5,000 o más en ganancias netas, la organización debe obtener de la Comisión un número de identificación de juegos de azar (Games of Chance Identification Number), que es el primer paso antes de obtener una licencia del municipio. Otros estados tienen reglas completamente distintas.

Los juegos también tienen reglas federales de impuestos. La Publicación 3079 del IRS explica que el ingreso de los juegos puede contar como ingreso de negocios no relacionados, a menos que aplique una excepción, como los juegos que se hacen casi solo con trabajo voluntario. También explica cuándo debe reportar los premios al IRS y retener impuestos. Léala antes de ofrecer premios grandes.

Los boletos y la regla de los $75

Cuando un donante paga un boleto para un evento, parte del pago compra algo (la cena, un espectáculo) y otra parte puede ser una donación. El IRS llama a esto una contribución quid pro quo: un pago que es en parte donación y en parte a cambio de bienes o servicios.

Las reglas del IRS son:

• Si un donante paga más de $75 y recibe bienes o servicios a cambio, usted debe darle un aviso por escrito.
• El aviso debe decirle al donante que solo es deducible la cantidad que supera el valor justo de mercado de lo que recibió, y dar un cálculo de buena fe de ese valor.
• Puede dar el aviso cuando pide el dinero o cuando lo recibe. Es común imprimirlo en el boleto o en la invitación.
• La multa por no hacerlo es de $10 por contribución, hasta $5,000 por evento o envío de recaudación, a menos que demuestre una causa razonable.

El IRS da este ejemplo: un donante da $100 y recibe un boleto para un concierto que vale $40. La parte deducible es de $60. Aunque $60 es menos de $75, igual necesita el aviso, porque el pago total es de más de $75.

"Valor justo de mercado" significa lo que normalmente costaría comprar ese artículo. En una cena, use lo que costaría una comida parecida en un lugar parecido, no lo que usted pagó.

Hay excepciones, por ejemplo para artículos de muy poco valor. La Publicación 1771 las enumera.

Subastas

La Publicación 526 del IRS explica que quien compra en una subasta benéfica y no paga más del valor justo de mercado de un artículo no ha hecho una donación deducible. Solo puede contar lo que pague por encima de ese valor. Publique un valor justo para cada artículo en el catálogo de la subasta para que los participantes lo sepan.

La misma publicación incluye el costo de los boletos de rifa entre las cosas que los donantes no pueden deducir. No diga que los boletos de rifa son "deducibles de impuestos".

Donaciones de $250 o más

Aparte de eso, cualquier donación individual de $250 o más necesita un acuse de recibo por escrito para que el donante pueda pedir la deducción. Nuestra guía sobre cómo crear una base de donantes explica qué debe decir.

Patrocinadores

Los negocios locales suelen patrocinar eventos a cambio de que se muestre su nombre o su logotipo. Por lo general eso está bien, pero hay una línea entre agradecerle a un patrocinador y hacerle publicidad. Nuestra guía sobre alianzas con empresas explica la diferencia.

Lista de tareas para planear el evento

• Acordamos qué significa el éxito: dinero, nuevos simpatizantes o ambos
• Hicimos un presupuesto con una versión para el peor caso
• Sabemos cuántos boletos necesitamos para llegar al punto de equilibrio
• Revisamos las reglas estatales y locales para cualquier rifa o juego
• Tenemos seguro para el evento o revisamos que nuestra póliza lo cubra
• Los boletos de más de $75 llevan el aviso del IRS con un valor justo
• Los artículos de la subasta tienen un valor justo publicado
• Tenemos un plan para agradecer y dar seguimiento a cada invitado

Si quiere ayuda para planear su primer evento, pídasela a una organización miembro a través del Intercambio.