Cómo trabajar con empresas: patrocinios, donaciones equivalentes y más

Esta guía es para organizaciones benéficas pequeñas que quieren apoyo de negocios locales o de empresas más grandes, pero no saben bien cómo pedirlo ni qué ofrecer a cambio. El apoyo de las empresas llega de varias formas, y cada una tiene sus propias reglas. Al terminar de leer, sabrá la diferencia entre una donación y un patrocinio, cómo aprovechar las donaciones equivalentes de los empleados y las ayudas por voluntariado, y dónde pone el IRS el límite entre agradecer a un patrocinador y hacerle publicidad.

Cuatro tipos comunes de apoyo de empresas

1. Una donación simple

Una empresa da dinero o bienes porque cree en su trabajo, y no espera nada a cambio más que un agradecimiento. Trátela como cualquier otra donación. Si es de $250 o más, envíe el mismo reconocimiento por escrito que le enviaría a cualquier donante, indicando qué recibió y que no se dio nada a cambio.

2. Un patrocinio

Una empresa le paga y, a cambio, usted muestra su nombre o logotipo, muchas veces en un evento o en un programa. Los patrocinios son muy comunes. Por lo general no hay problema, pero hay reglas de impuestos sobre lo que puede decir. Vea más abajo.

3. Donaciones equivalentes de los empleados

Muchas empresas igualan las donaciones que sus empleados hacen a organizaciones benéficas (matching gifts). Si un empleado le da $100 a su organización, la empresa puede dar otros $100. Cada empresa pone sus propias reglas: qué organizaciones califican, los montos mínimos y máximos, y los plazos para pedir la donación equivalente.

Por lo general, el empleado empieza el proceso en el programa de donaciones de su empleador. Luego la empresa puede pedirle a su organización que confirme la donación.

4. Ayudas por voluntariado

Algunas empresas dan dinero a las organizaciones donde sus empleados hacen voluntariado, muchas veces después de cierto número de horas. A veces se llaman "dollars for doers" (dólares por voluntarios). Aquí también, el empleado suele hacer la solicitud a través de la empresa.

Cómo encontrar empresas aliadas

Empiece en su zona. Los bancos, las cooperativas de crédito, los supermercados, los concesionarios de autos, los agentes de seguros y las compañías de servicios públicos suelen apoyar a sus comunidades.
Fíjese en quién ya participa. ¿Qué empresas patrocinan deportes juveniles o eventos escolares cerca de usted?
Aproveche a su junta directiva. Pregunte dónde trabaja, dónde tiene su banco y dónde compra cada miembro de la junta. Una presentación personal hace la diferencia.
Busque los programas de donaciones de las empresas grandes. Muchas tienen una fundación o una página de donaciones a la comunidad que explica qué financian y cómo solicitarlo.

Cuando se acerque a una empresa, piense en lo que le importa a ella. Muchas quieren que las vean ayudando a la comunidad local, dar a sus empleados la oportunidad de hacer voluntariado o apoyar causas relacionadas con su trabajo. Muestre cómo la alianza ayuda a las dos partes.

Patrocinio o publicidad: el límite de los impuestos

Aquí es donde muchas organizaciones tropiezan sin darse cuenta.

Una organización benéfica 501(c)(3) normalmente no paga impuesto sobre la renta. Pero si gana dinero con una actividad comercial que no tiene relación con su misión, ese ingreso puede pagar impuestos. Esto se llama impuesto sobre ingresos de negocios no relacionados (unrelated business income tax, o UBIT). Nuestra guía sobre ingresos propios lo explica.

Vender publicidad puede ser ese tipo de negocio. Pero la ley de impuestos tiene una protección especial para los patrocinios, llamada pago de patrocinio calificado (qualified sponsorship payment).

Según la Publication 598 del IRS (publicación sobre el impuesto a los ingresos de negocios no relacionados), un pago de patrocinio calificado es un pago de una empresa por el cual la empresa no recibe ningún beneficio importante, aparte del uso o reconocimiento de su nombre, logotipo o líneas de productos en relación con sus actividades. Los pagos de patrocinio calificados no pagan el impuesto sobre ingresos de negocios no relacionados.

Qué cuenta como reconocimiento (por lo general no hay problema)

La norma del IRS sobre patrocinios (26 CFR 1.513-4) y la Publication 598 dan estos ejemplos:

El nombre y el logotipo del patrocinador
Sus lemas conocidos que forman parte de su identidad
Su dirección, número de teléfono y sitio web
Una descripción neutral de sus productos o servicios
Exhibir o repartir el producto del patrocinador en un evento patrocinado

Ejemplo de texto: "Gracias a Ferretería Riverside, 12 Main Street, por patrocinar nuestra limpieza de primavera." (Ferretería Riverside es un nombre inventado.)

Qué cuenta como publicidad (puede pagar impuestos)

La Publication 598 dice que la publicidad incluye:

mensajes con lenguaje que califica o compara ("la mejor ferretería del pueblo"),
información de precios u otras señales de ahorro o valor ("20% de descuento esta semana"),
recomendaciones ("le recomendamos…"), y
invitaciones a comprar, vender o usar los productos o servicios ("¡visítenos hoy!").

Si con un solo pago el patrocinador recibe reconocimiento y también algo de publicidad, solo la parte que pasa del valor justo de mercado de la publicidad es un pago de patrocinio calificado.

Otros límites

Pagos que dependen de la asistencia o la exposición. Un pago no es un pago de patrocinio calificado si el monto depende de cuántas personas asisten o de medidas parecidas de exposición. Sí puede depender de que el evento se realice.
Publicaciones periódicas. Los reconocimientos en una publicación regular, como un boletín mensual o una revista, no califican. Los programas y folletos que se reparten en un evento específico son distintos y pueden calificar.
Beneficios para el patrocinador. Las entradas gratis, una recepción o beneficios parecidos se tratan como un intercambio aparte. Según la norma, los beneficios no se toman en cuenta si su valor justo de mercado total no pasa del 2% del pago. Digamos que una empresa paga $1,000 y recibe entradas con un valor de $85: eso es más de $20 (el 2% de $1,000), así que solo la parte del pago que pasa del valor de los beneficios cuenta como pago de patrocinio calificado.

Entradas para los patrocinadores

Si un patrocinador paga más de $75 y recibe entradas para un evento a cambio, se aplican las reglas de quid pro quo (algo a cambio de algo): debe decirle por escrito qué parte del pago puede deducir como donación. Nuestra guía sobre eventos para recaudar fondos lo explica.

Póngalo por escrito

Para cualquier patrocinio, escriba un acuerdo breve, aunque sea una carta de una página, que diga:

cuánto pagará el patrocinador y cuándo,
exactamente cómo lo va a reconocer (dónde va el logotipo, qué palabras se usan),
las entradas u otros beneficios que recibe,
cómo puede y cómo no puede usar el nombre y el logotipo de su organización, y
qué pasa si se cancela el evento.

Esto protege a las dos partes y lo mantiene con claridad del lado del "reconocimiento".

Proteja su reputación

Asóciese con empresas cuyos valores vayan con los suyos. Una organización que sirve a niños debe pensarlo bien antes de aceptar un patrocinador cuyos productos no son adecuados para niños. Acuerde una política sencilla, aprobada por su junta directiva, sobre de qué empresas aceptará dinero y de cuáles no. Es mucho más fácil decidirlo antes de que llegue una oferta incómoda.

Lista de verificación para alianzas con empresas

Nuestras notas de agradecimiento preguntan a los donantes por las donaciones equivalentes
Cada patrocinio tiene un acuerdo breve por escrito
El reconocimiento a los patrocinadores se limita al nombre, el logotipo, los datos de contacto y descripciones neutrales
No hay precios, comparaciones, recomendaciones ni mensajes de "compre ya" para los patrocinadores
Los patrocinadores que reciben entradas reciben la declaración de quid pro quo cuando corresponde
Nuestra junta directiva aprobó una política sencilla sobre de qué empresas aceptamos apoyo

Si quiere ayuda para escribir su primera carta de patrocinio, pida ayuda a una organización miembro a través del Intercambio.