Lo básico para escribir solicitudes de subvención

Esta guía es para quien está por escribir su primera solicitud de subvención, o para quien ya envió algunas y no recibió respuesta. No necesita un redactor profesional de subvenciones para ganarlas. Necesita un programa claro, números honestos y la paciencia de seguir las instrucciones al pie de la letra. Después de leerla, sabrá qué lleva una solicitud típica, cómo leer las pautas de un financiador, cuándo enviar una carta de consulta y cómo tomar un "no" como un paso adelante.

Qué es de verdad una subvención

Una subvención es dinero que un financiador le da a su organización benéfica para hacer algo específico. El financiador puede ser una fundación privada, una fundación comunitaria, una empresa o una agencia del gobierno. A cambio, usted promete hacer el trabajo que describió e informar cómo salió.

Esa última parte importa. Una subvención se parece más a un acuerdo que a un regalo. El financiador elige entre muchas buenas causas, y su solicitud es la forma de mostrar que su organización es una opción segura y sensata.

Lea las pautas dos veces antes de escribir una palabra

Todo financiador publica algún tipo de pautas. Pueden ser una página web completa, un párrafo corto o, en una subvención federal, un aviso de oportunidad de financiamiento (llamado a menudo NOFO). Léalas una vez para decidir si vale la pena solicitar. Léalas otra vez, despacio, con un marcador.

Busque estas cosas:

• Quién puede solicitar. Algunos financiadores solo dan dinero a organizaciones benéficas públicas 501(c)(3). Otros solo financian en ciertos condados o estados. Los avisos federales tienen una sección de elegibilidad; Grants.gov recomienda leerla primero para no perder tiempo en una subvención que legalmente no puede recibir.
• Qué financian. Fíjese en las palabras que usan: "programas", "apoyo operativo general", "fortalecimiento institucional", "capital". Si dicen que no financian salarios, no pida salarios.
• Cuánto. Muchos financiadores dan un rango. Pida una cantidad dentro de ese rango que coincida con su presupuesto real.
• Fechas límite y formato. Anote la fecha, la zona horaria, los límites de páginas o palabras, las reglas de letra y qué documentos adjuntos piden.
• Si aceptan solicitudes no pedidas. Algunas fundaciones solo dan dinero a organizaciones que ya conocen. Las fundaciones privadas lo dicen en su declaración de impuestos, el Form 990-PF (declaración anual de las fundaciones privadas), donde hay una casilla que marcan si la fundación "solo hace contribuciones a organizaciones benéficas preseleccionadas y no acepta solicitudes de fondos no pedidas".

Las partes de una solicitud típica

Los financiadores usan nombres distintos, pero casi todas las solicitudes piden las mismas piezas.

Antecedentes de la organización

Un párrafo corto sobre quiénes son: su misión, cuándo empezaron, a quién atienden y dónde. Limítese a los datos que importan para esta subvención.

Declaración de necesidad

Explica el problema que atiende su programa y por qué importa en su comunidad. Use datos que pueda respaldar y diga de dónde vienen. Los datos locales tienen más fuerza que los nacionales. Si tiene sus propios registros, como cuántas personas hay en su lista de espera, úselos.

No exagere el problema ni haga que su comunidad parezca sin esperanza. Muestre una necesidad real y una forma realista de atenderla.

Descripción del programa

Es el corazón de la solicitud. Diga exactamente qué va a hacer, quién lo va a hacer, quién se va a beneficiar, dónde y cuándo. Un evaluador debería poder imaginar una semana normal de su programa.

Supongamos que una despensa de alimentos quiere fondos para un servicio de entrega los sábados. Una buena descripción dice cuántos voluntarios manejan, cómo se planean las rutas, cómo se inscriben las familias y cómo se mantiene segura la comida. Una descripción débil solo dice "vamos a entregar comida a familias necesitadas".

Resultados y evaluación

Los productos son lo que usted hace: comidas entregadas, clases dadas. Los resultados son lo que cambia gracias a eso: familias que ya no se saltan comidas, estudiantes que aprueban un examen. Los financiadores quieren ambos. Elija algunos resultados que de verdad pueda medir con el tiempo y las herramientas que tiene, y diga cómo los va a medir.

Presupuesto y explicación del presupuesto

El presupuesto muestra cuánto costará el programa y de dónde viene el dinero. La explicación del presupuesto aclara cada línea con palabras sencillas. Nuestra guía sobre presupuestos de subvenciones lo explica paso a paso.

Sostenibilidad

Muchos financiadores preguntan qué pasará cuando termine su subvención. Sea honesto. Nombre a los otros financiadores, donantes o ingresos propios que piensa usar.

Documentos adjuntos

Los adjuntos más comunes son su carta de determinación del IRS, una lista de los miembros de la junta directiva, su presupuesto anual más reciente, sus últimos estados financieros o su Form 990 (declaración anual al IRS) y, a veces, cartas de apoyo. Tenga una carpeta con copias al día para no andar buscándolas el día de la fecha límite.

Cartas de consulta

Algunos financiadores piden una carta de consulta (llamada a menudo LOI, por sus siglas en inglés) antes de la solicitud completa. Es una carta corta, por lo general de una a tres páginas, que resume su organización, la necesidad, su programa y cuánto pide. Si al financiador le gusta, lo invita a enviar una propuesta completa.

Una LOI es una oportunidad de causar una primera impresión con poco esfuerzo para ambas partes. Escríbala con el mismo cuidado que una propuesta completa. Respete exactamente cualquier límite de páginas.

Si un financiador dice que acepta preguntas, una llamada o un correo corto y amable antes de solicitar le puede ahorrar semanas. Pregunte si su programa encaja con sus prioridades actuales. No le pida que lea un borrador a menos que lo ofrezca.

Las subvenciones federales exigen registrarse primero

Si piensa solicitar una subvención federal, regístrese con tiempo. Grants.gov dice que no puede empezar a solicitar hasta que su organización esté registrada en SAM.gov, que el registro es gratuito, que debe contar con hasta 10 días hábiles para que quede activo y que hay que renovarlo cada año. Nuestra guía sobre cómo investigar fundaciones lo explica con más detalle.

Consejos de redacción que ayudan en cualquier solicitud

• Use oraciones cortas y palabras sencillas. Los evaluadores son personas y muchas veces están cansados.
• Use los mismos números en todas partes. Si el programa atiende a 120 familias en la narración, también deben ser 120 en las notas del presupuesto.
• Muestre, no afirme. "El año pasado, 46 de nuestros 50 estudiantes terminaron el curso" es mejor que "nuestro programa es muy eficaz".
• Pídale a alguien de fuera de su organización que lea el borrador. Si no puede explicarle su programa de vuelta, vuelva a escribirlo.
• Envíela un día antes. Los portales en línea se ponen lentos cerca de las fechas límite.

Cuando la respuesta es no

La mayoría de las solicitudes se rechazan, incluso las buenas. Los financiadores suelen recibir muchas más peticiones de las que pueden pagar. Un "no" casi siempre significa "esta vez no", no "usted hizo algo mal".

Esto es lo que debe hacer:

1. Envíe una nota corta de agradecimiento. No cuesta nada y la gente la recuerda.
2. Pregunte con amabilidad si le pueden dar algún comentario. Algunos financiadores lo hacen y otros no.
3. Pregunte si recibirían con gusto una solicitud en el futuro.
4. Guarde la solicitud. Puede volver a usar gran parte para el próximo financiador.
5. Mantenga al financiador al tanto de su trabajo con alguna actualización de vez en cuando, si le parece bien.

Muchas organizaciones ganan una subvención en el segundo o tercer intento con el mismo financiador, después de crear una relación.

Después de ganar

Lea el acuerdo de subvención antes de firmarlo. Anote cada fecha de informe y cada condición, como plazos para gastar el dinero o reglas para cambiar el presupuesto. Ponga las fechas en un calendario compartido. Lleve el control del dinero de la subvención por separado en sus cuentas. Nuestra guía sobre fondos restringidos explica por qué.

Un informe de subvención que llega a tiempo, con números honestos, es la mejor solicitud que va a escribir para la próxima subvención.

Antes de enviar la solicitud

• Cumplimos todas las reglas de elegibilidad de las pautas
• Respondimos cada pregunta, en el orden del financiador
• La cantidad que pedimos está dentro del rango del financiador y de nuestro presupuesto real
• Los números coinciden en la narración, el presupuesto y los adjuntos
• Alguien de fuera de la organización la leyó
• Todos los adjuntos están al día y en el formato que piden
• Sabemos las fechas de los informes si ganamos

Si quiere que alguien más revise un borrador, pídale ayuda a una organización miembro a través del Intercambio.