Cómo armar el presupuesto de una subvención

Esta guía es para la persona que ya escribió una buena historia para una solicitud de subvención y ahora tiene enfrente la hoja de cálculo. Muchas organizaciones benéficas pequeñas pierden subvenciones no porque su programa sea débil, sino porque el presupuesto no cuadra o no coincide con lo que dicen las palabras. Al terminar de leer, podrá armar un presupuesto de subvención sencillo, escribir la explicación del presupuesto, y manejar tres temas que confunden a casi todos: los costos indirectos, las donaciones en especie y los fondos de contrapartida.

Empiece por el costo real del programa

Antes de pensar en el financiador, calcule cuánto cuesta de verdad operar el programa durante el período de la subvención. Hágalo aunque solo piense pedir una parte.

Haga una lista de todo lo que usa el programa:

• Personas. El tiempo del personal dedicado al programa, y cualquier contratista. Si alguien trabaja en el programa 10 horas de una semana de 40 horas, una cuarta parte de su sueldo y sus beneficios le corresponde al programa.
• Materiales y suministros. Comida, libros, materiales de arte, equipo de seguridad.
• Espacio. Una parte del alquiler y los servicios, si el programa usa su local.
• Transporte. Millaje, pases de autobús, gastos de una camioneta.
• Equipo. Computadoras portátiles, mesas, un congelador.
• Otros. Seguros, verificaciones de antecedentes, impresión, programas informáticos, capacitación.

Use cotizaciones reales, recibos anteriores o precios publicados. Un presupuesto hecho a base de suposiciones se cae en cuanto un revisor hace una sola pregunta.

Un formato sencillo de presupuesto

La mayoría de los financiadores le dan un formulario. Si no, una tabla como esta funciona bien. Digamos que un programa de lectura para jóvenes cuesta $40,000 al año y usted le pide $15,000 a una fundación (un ejemplo hipotético):

Luego haga una lista de las "otras fuentes" por nombre: otras subvenciones solicitadas o recibidas, donaciones, eventos, ingresos propios. Marque cuáles están confirmadas y cuáles están pendientes.

La explicación del presupuesto

La explicación del presupuesto (a veces llamada justificación del presupuesto) es una explicación corta de cada concepto. Responde a la pregunta "¿por qué esta cantidad?"

Para cada concepto, indique:

• qué es,
• cómo calculó la cifra, y
• cómo sirve al programa.

Por ejemplo: "Coordinador del programa, $20,000. La mitad de un sueldo de tiempo completo de $40,000, con beneficios incluidos. El coordinador recluta y capacita a los tutores voluntarios, programa las sesiones y lleva el registro de los resultados de lectura."

Deje las cuentas a la vista. Los revisores deben poder comprobar cada número con una calculadora.

Costos directos e indirectos

Los costos directos son los que puede vincular con claridad a un solo programa, como los libros del programa de lectura.

Los costos indirectos son costos compartidos que mantienen funcionando a toda la organización, como la contabilidad, los seguros, el tiempo del director ejecutivo, el alquiler de la oficina o la auditoría. A veces se les llama gastos generales o costos administrativos. Todos los programas dependen de ellos, aunque ningún programa en particular sea su "dueño".

Muchas organizaciones pequeñas dejan los costos indirectos fuera de sus presupuestos de subvención porque temen que el financiador piense que malgastan. Eso lleva a una organización que tiene buenos programas mientras su operación básica se queda sin recursos.

Así puede manejarlos:

• Lea las reglas del financiador. Algunas fundaciones permiten un porcentaje fijo para costos indirectos. Otras no los permiten. Otras los aceptan con gusto. Siga lo que digan.
• Muéstrelos con honestidad. Póngalos como un concepto aparte, como en la tabla de arriba, o incluya una parte justa dentro de cada concepto. No cuente el mismo costo dos veces.
• Para las subvenciones federales, hay una regla específica. Según la Uniform Guidance (reglas federales uniformes para subvenciones), 2 CFR 200.414, una organización que no tiene una tasa de costos indirectos negociada con el gobierno federal puede escoger una tasa "de minimis" de hasta el 15 por ciento de los costos directos totales modificados (una parte definida de los costos directos). No necesita documentos para justificarla, pero una vez escogida debe usarla en todas las subvenciones federales hasta que obtenga una tasa negociada, y los costos se deben cobrar siempre de la misma manera, nunca como directos e indirectos a la vez.

Contribuciones en especie

Una contribución en especie es una donación de bienes, servicios o espacio en lugar de dinero. Por ejemplo: una iglesia presta su salón gratis, un supermercado dona comida, una imprenta dona volantes.

A los financiadores a menudo les gusta ver apoyo en especie porque muestra que la comunidad lo respalda. Para mostrarlo en un presupuesto:

• Póngalo en una columna o sección aparte marcada "en especie".
• Dele un valor justo, lo que usted pagaría de otro modo. Guarde una carta o un registro de quien lo donó.
• No lo cuente como dinero. No puede pagar una cuenta con un salón prestado.

El tiempo de los voluntarios es un caso especial. Es real y valioso, y a muchos financiadores les gusta saberlo. Pero el IRS dice que los donantes no pueden deducir el valor de su tiempo o sus servicios, y las reglas contables para registrar servicios donados en sus estados financieros son estrictas. Describa las horas de voluntariado en su explicación, y solo ponga un valor en dólares en el presupuesto si el financiador lo pide y explica cómo hacerlo.

Fondos de contrapartida y costos compartidos

Algunos financiadores exigen fondos de contrapartida, también llamados costos compartidos. Esto significa que usted debe conseguir cierta cantidad de otras fuentes por cada dólar que ellos dan. Una "contrapartida de uno a uno" significa que usted consigue un dólar por cada dólar que ellos dan.

Antes de aceptar una subvención con contrapartida:

• Revise qué cuenta. Algunos financiadores aceptan donaciones en especie como contrapartida; otros solo aceptan dinero.
• Revise los plazos. ¿La contrapartida se debe conseguir antes de recibir la subvención, o durante ella?
• Asegúrese de poder conseguirla. No cumplir con la contrapartida puede significar tener que devolver dinero de la subvención.

Para las subvenciones federales, 2 CFR 200.306 fija las reglas. Los fondos de contrapartida deben poder comprobarse en sus registros, no usarse como contrapartida de otra subvención federal, ser necesarios y razonables para el proyecto, e incluirse en el presupuesto aprobado cuando la agencia lo exija. Los servicios voluntarios de profesionales y técnicos pueden contar si el servicio es necesario para el programa, valorados a tarifas acordes con lo que usted pagaría por un trabajo similar.

Errores comunes en el presupuesto

• Los números de la explicación no coinciden con la tabla del presupuesto.
• El presupuesto no cuadra. Revise cada total dos veces.
• Pedir más que el rango que indica el financiador.
• Dejar fuera costos indirectos que el financiador habría permitido.
• Poner otros ingresos como "confirmados" cuando solo son una esperanza.
• Olvidar costos que suben durante la subvención, como un aumento de sueldo planeado.

Lista de control del presupuesto

• Armamos primero el presupuesto completo del programa
• Cada concepto tiene una fuente para su cifra
• Seguimos las reglas del financiador sobre costos indirectos
• Las donaciones en especie aparecen por separado y con un valor justo
• Cualquier contrapartida es realista y sabemos qué cuenta para ella
• Los totales están revisados y coinciden con la explicación
• Nuestro tesorero o contador lo ha revisado

Si quiere que alguien con experiencia en finanzas revise sus números, pida ayuda a una organización miembro a través del Intercambio.