Lo que hace la junta directiva de una organización benéfica

Esta guía es para cualquier persona que entró a la junta directiva de una organización benéfica, o está por entrar, y se pregunta en qué se metió. A muchos miembros de junta los invitan porque son amables y comprometidos, y nadie les explica el trabajo. Al terminar, entenderá en palabras sencillas sus tres deberes legales, sabrá cómo es una buena reunión de junta y tendrá más claro lo que la junta debe y no debe hacer.

La junta es la responsable

Una corporación sin fines de lucro la gobierna su junta directiva (algunas organizaciones les dicen fideicomisarios o trustees). La junta es legalmente responsable de la organización. Aunque la organización tenga un director pagado y personal, la junta tiene la responsabilidad final sobre el dinero de la organización, el cumplimiento de la ley y su rumbo.

La guía para directores de la Attorney General (fiscal general del estado) de Nueva York, Right from the Start (desde el principio), lo dice así: la junta debe tomar decisiones clave para la vida y el rumbo de la organización, como contratar y despedir a los directivos principales, contratar auditores y autorizar operaciones financieras importantes. Al hacerlo, los miembros de la junta tienen deberes fiduciarios con la organización y con el público al que sirve. Un deber fiduciario es un deber legal de actuar en el mejor interés de otro, en este caso de la organización y de su misión.

A esos deberes se les suele llamar deberes de cuidado, lealtad y obediencia. Las leyes de cada estado cambian en los detalles, así que revise las de su estado, pero estas tres ideas se usan en muchas partes.

Deber de cuidado: preste atención

El deber de cuidado significa tomar en serio su papel y tomar decisiones informadas. Right from the Start lo describe como conocer las finanzas y actividades de la organización, participar con regularidad en su gobierno y actuar de buena fe, con el cuidado que usaría una persona prudente en un puesto parecido.

En la práctica, eso significa:

• Ir a las reuniones y participar.
• Leer los materiales antes de la reunión y anotar sus preguntas.
• Leer las actas y los informes financieros. Preguntar hasta entenderlos.
• Asegurarse de que la organización tenga controles financieros internos que funcionen. Vea nuestra guía sobre controles financieros.
• Revisar que se siga el presupuesto y que se expliquen las diferencias.
• Saber si la organización tiene seguro de responsabilidad para directores y funcionarios, y qué cubre.
• Participar en la contratación y evaluación del director ejecutivo, si lo hay.

Si no está de acuerdo con una decisión de la junta, Right from the Start recomienda asegurarse de que su voto en contra quede anotado en el acta.

Deber de lealtad: ponga primero a la organización

El deber de lealtad significa actuar en interés de la organización, no en el suyo propio ni en el de un amigo o familiar.

La herramienta principal es una política de conflictos de intereses. Un conflicto de intereses es una situación en la que un miembro de la junta, o alguien cercano a él, podría beneficiarse personalmente de una decisión de la junta. Digamos que la junta quiere contratar una imprenta y el hermano de un director es dueño de una. Eso es un conflicto. No significa que la organización no pueda usar esa imprenta, pero hay que manejarlo bien.

Right from the Start dice que la ley de Nueva York exige que las organizaciones sin fines de lucro tengan una política de conflictos de intereses por escrito, y enumera lo que incluye una buena política:

• qué cuenta como conflicto,
• cómo declararlo,
• que la persona con el conflicto no participe en la discusión ni en la votación,
• que cada conflicto y cómo se resolvió quede documentado, y
• que los directores firmen cada año una declaración con sus posibles conflictos.

Aunque su estado no lo exija, adopte una. El Form 990 (declaración anual al IRS) pregunta si tiene una política de conflictos de intereses por escrito, si las personas deben declarar sus intereses cada año y si usted vigila que se cumpla. El IRS aclara que el código de impuestos no exige estas políticas, pero sus respuestas son públicas.

Deber de obediencia: siga la misión y la ley

El deber de obediencia significa asegurarse de que la organización se mantenga fiel a su misión y cumpla la ley y sus propias reglas. Right from the Start da ejemplos:

• usar los recursos de la organización para su misión,
• no hacer actividades fuera de sus propósitos,
• registrarse y presentar los informes que pide el estado, y presentar las declaraciones al IRS,
• pagar los impuestos sobre la nómina cuando tiene empleados, y
• seguir sus propios estatutos y políticas.

También advierte que los miembros de la junta pueden ser responsables personalmente si no se pagan los salarios y beneficios de los empleados, o si no se entregan los impuestos que se retuvieron del pago de los empleados. Si su organización tiene empleados, la junta debe saber que se están pagando los impuestos sobre la nómina.

Cómo es una buena reunión de junta

• Los materiales se envían con tiempo, de preferencia una semana antes: la agenda, el acta de la reunión anterior, el informe financiero y cualquier propuesta que se vaya a votar.
• Una agenda clara con horarios. Las decisiones grandes primero, cuando la gente está fresca.
• Hay quórum. El quórum es el número mínimo de miembros de la junta que, según sus estatutos, deben estar presentes para que las decisiones valgan.
• Los conflictos se declaran al principio.
• El informe financiero recibe atención de verdad, no un "sí" de dos minutos.
• La mayor parte del tiempo va a las preguntas grandes: la estrategia, el dinero, los riesgos, la misión.
• Las decisiones son claras. Cada votación tiene una moción clara y el resultado queda anotado.
• Se lleva un acta, corta y exacta: quién asistió, qué se decidió y si alguien votó en contra. El Form 990 pregunta si las reuniones de la junta se documentaron en el momento.
• Hay un rato sin el personal presente, cuando hay personal pagado, como sugiere Right from the Start.
• Termina a tiempo, con tareas, responsables y fechas.

Lo que la junta debe y no debe hacer

La junta debe

• Fijar la misión y el rumbo.
• Aprobar el presupuesto y vigilar el dinero.
• Contratar, apoyar y evaluar al director ejecutivo, si lo hay.
• Aprobar las políticas clave, como las de conflictos de intereses, protección de denunciantes y conservación de documentos.
• Asegurarse de que se presenten los documentos legales.
• Ayudar a recaudar dinero y abrir puertas.
• Representar bien a la organización en la comunidad.

La junta no debe

• Manejar el trabajo diario cuando hay personal pagado para hacerlo. Las juntas que controlan cada detalle espantan al buen personal.
• Dejar que una sola persona, muchas veces el fundador, tome todas las decisiones sin discutirlas.
• Aprobar cosas que no ha leído.
• Tratar el dinero o los bienes de la organización como si fueran suyos.

En organizaciones muy pequeñas sin personal, los miembros de la junta muchas veces también hacen el trabajo diario. Eso está bien. Solo tenga claro cuándo actúa como "voluntario" y cuándo actúa como "miembro de la junta", y tomen las decisiones grandes juntos, en las reuniones.

Antes de entrar a una junta, pregunte

• ¿Puedo ver el último Form 990 y el informe financiero más reciente?
• ¿Hay una política de conflictos de intereses y la firmaré cada año?
• ¿La organización tiene seguro para directores y funcionarios?
• ¿Están al día todas las declaraciones al estado y al IRS?
• ¿Cada cuánto se reúne la junta y qué se espera de mí?
• ¿Hay demandas, deudas o problemas que deba conocer?

Si quiere hablar las cosas con un miembro de junta con experiencia, pida ayuda a una organización miembro a través del Intercambio.