Cómo reclutar y recibir a miembros de la junta directiva

Esta guía es para fundadores y presidentes de junta que necesitan nuevos miembros para la junta directiva y no saben dónde encontrarlos, o que siempre reclutan a amigos y se preguntan por qué la junta no funciona. Una junta fuerte es una de las mejores protecciones que tiene una organización benéfica pequeña. Después de leerla, podrá hacer un mapa de las habilidades que su junta tiene y las que le faltan, encontrar candidatos fuera de su círculo de siempre, recibir a los nuevos miembros para que sean útiles pronto y fijar límites de mandato que mantengan sana a la junta.

Empiece por lo que necesita, no por a quién conoce

La mayoría de las juntas pequeñas empiezan con amigos y familiares del fundador. Es normal. Pero a una junta formada solo por personas que piensan igual y se conocen bien le cuesta hacer preguntas difíciles, y muchas veces le faltan habilidades clave como finanzas o derecho.

Antes de invitar a alguien, piense qué necesita la junta en los próximos dos o tres años. Piense en sus planes. ¿Va a contratar a su primer empleado? ¿Va a solicitar subvenciones más grandes? ¿Va a comprar un edificio? Cada plan necesita habilidades distintas.

La matriz de habilidades

Una matriz de habilidades es una tabla sencilla que muestra qué aporta su junta actual y dónde están los huecos. Ponga los nombres de los miembros arriba y las habilidades y cualidades a un lado. Marque quién tiene qué.

Este es un ejemplo de cómo organizarla:

(Estos nombres son inventados.)

Incluya más que habilidades profesionales. La guía para directores del Attorney General (fiscal general del estado) de Nueva York, Right from the Start, anima a tener diversidad entre los miembros de la junta y señala que esto ayuda a la junta a servir a la misión con una variedad de habilidades e intereses. Piense en la experiencia de vida, la edad, el vecindario, el origen y el idioma. Las personas que comparten la experiencia de quienes usted atiende aportan un conocimiento que nadie más tiene.

Miembros independientes

Fíjese en quiénes de su junta son "independientes", es decir, que la organización no les paga y no tienen negocios con ella. La guía de controles internos del Attorney General de Nueva York describe así a los directores independientes: miembros de la junta a quienes la organización no les paga y que no tienen ninguna relación económica con ella, ni ellos ni su familia. Algunos estados exigen directores independientes para ciertas tareas, como supervisar una auditoría. El Form 990 (declaración anual al IRS) pregunta cuántos miembros de la junta con derecho a voto son independientes, y la respuesta es pública.

Una junta formada sobre todo por familiares del fundador, o por personal, puede generar preguntas de los financiadores y de los reguladores. A medida que crezca, procure que la mayoría de los miembros sean independientes.

Dónde encontrar personas

• Sus voluntarios y donantes. Personas que ya dan tiempo o dinero y entienden su trabajo.
• Las personas que atiende y sus familias, cuando sea apropiado y bienvenido.
• Grupos profesionales. Algunas asociaciones locales de contadores, abogados, publicistas o profesionales de recursos humanos animan a sus miembros a servir en juntas.
• Empleadores. Algunas empresas animan a su personal a unirse a juntas de organizaciones sin fines de lucro. Pregunte en negocios y bancos locales.
• Su fundación comunitaria o su centro local de voluntariado. Algunos tienen listas de personas interesadas en servir en juntas o dan capacitación para juntas.
• Antiguos miembros de juntas de otras organizaciones. Las personas que terminaron su mandato muchas veces buscan un nuevo lugar donde ayudar.
• El Intercambio de Golden Hint. Los miembros con experiencia en juntas pueden estar dispuestos a aconsejarle o a sugerirle personas.

Diga claramente qué busca. "Somos una pequeña despensa de alimentos y buscamos a alguien con experiencia en contabilidad para nuestra junta" recibe mejores respuestas que "necesitamos miembros para la junta".

Cómo hablar con los candidatos

Trátelo como una conversación de dos lados, no como una venta.

1. Reúnase primero de manera informal. Cuente su misión, sus planes y sus retos, con honestidad.
2. Deje claras las expectativas: cada cuánto se reúne la junta, cuántas horas al mes, si se espera que los miembros donen o recauden dinero y qué implica el trabajo en comités.
3. Comparta los documentos clave: su último informe financiero, el Form 990, los estatutos y la política de conflictos de interés.
4. Pregunte por conflictos: cualquier relación de negocios, familiar o de otro tipo con la organización.
5. Invítelos a visitar un programa o a observar una reunión de la junta.
6. Déjelos decidir sin presión. Un miembro de la junta que entra sin ganas rara vez llega a ser bueno.

Luego la junta vota para elegir al nuevo miembro, según sus estatutos. Los estatutos son las reglas propias de su organización sobre cómo se gobierna, incluso cómo se eligen los directores y cuántos necesita.

La integración: los primeros 90 días

Muchas veces los nuevos miembros de la junta pasan un año callados porque nadie les explicó cómo funcionan las cosas. Evite eso.

Dele a cada nuevo miembro un paquete de bienvenida:

• la declaración de misión y una historia breve
• los estatutos y las políticas clave
• la lista de miembros de la junta con sus datos de contacto y funciones
• el presupuesto actual y el último informe financiero
• el Form 990 más reciente
• el calendario de reuniones del año
• las actas de las últimas reuniones
• nuestra guía sobre los deberes de la junta

Después:

• Pida que el presidente u otro miembro de la junta se reúna con ellos una hora para responder preguntas.
• Asígneles un "compañero" de la junta para sus primeras reuniones.
• Pídales que firmen la declaración de conflictos de interés.
• Deles pronto una primera tarea que use sus habilidades.
• Pregúnteles a los tres meses: ¿cómo le va?

Límites de mandato

Un mandato es el tiempo que un miembro sirve en la junta antes de tener que ser reelegido, por ejemplo dos o tres años. Sus estatutos fijan la duración. Un límite de mandato pone un tope a cuántos mandatos seguidos puede servir alguien antes de tomar un descanso.

Los límites de mandato ayudan a:

• traer personas e ideas nuevas,
• dar una forma elegante de retirarse, y
• evitar que una sola persona domine durante décadas.

Sus estatutos fijan las reglas sobre los mandatos. Si los suyos no tienen límites de mandato, su junta puede votar para cambiar los estatutos, siguiendo el proceso de enmienda que describen los mismos estatutos. Escalone los mandatos para que solo cambie una parte de la junta cada año y así se mantenga la experiencia.

Lista de tareas para reclutar a la junta

• Llenamos una matriz de habilidades y sabemos qué nos falta
• Sabemos qué miembros son independientes
• Escribimos una descripción corta de lo que implica servir en la junta
• Estamos buscando más allá de amigos y familiares
• Los candidatos ven nuestras finanzas y políticas antes de unirse
• Los nuevos miembros reciben un paquete de bienvenida y un compañero
• Nuestros estatutos fijan mandatos y límites de mandato, y los cumplimos

Si quiere ayuda para encontrar personas con experiencia para su junta, pídasela a una organización miembro a través del Intercambio.