Nociones legales básicas para organizaciones benéficas pequeñas

Esta guía es para quienes dirigen una organización benéfica pequeña sin un abogado a mano, que somos casi todos. No necesita volverse experto en leyes. Sí necesita saber qué situaciones de todos los días tienen riesgo legal y cuándo pedir ayuda. Al terminar, entenderá lo básico de los contratos, cómo proteger el nombre y el logotipo de su organización, quién es dueño de las fotos, diseños y textos que otras personas hacen para usted, cuándo llamar a un abogado y dónde encontrar ayuda legal gratis o de bajo costo.

Contratos: póngalo por escrito

Un contrato es un acuerdo que la ley hace cumplir. No tiene que ser largo ni estar lleno de palabras legales. Un correo electrónico o una carta clara que ambas partes aceptan puede ser un contrato. Pero una promesa hablada es difícil de probar después.

Su organización hace contratos todo el tiempo:

• al alquilar un espacio o equipo
• al contratar a un profesional independiente, como un contador o un diseñador web
• al aceptar una subvención
• al acordar un patrocinio
• al asociarse con otra organización
• al suscribirse a un programa o servicio

Antes de firmar cualquier cosa

• Léalo todo, incluida la letra pequeña sobre cancelación, renovación automática y multas.
• Revise quién firma. Solo las personas que su junta directiva ha autorizado deben firmar en nombre de la organización. Sus estatutos o una resolución de la junta deben decir quiénes son. Firme con su cargo, por ejemplo "Jane Smith, Tesorera, en nombre de Example Food Pantry Inc.", para que quede claro que la parte es la organización y no usted como persona.
• Cuidado con las garantías personales. Algunos contratos de alquiler y préstamos piden que una persona garantice la deuda con su propio dinero. Eso pone en riesgo su patrimonio personal.
• Busque cláusulas de indemnización. Indemnizar significa que una parte acepta cubrir las pérdidas de la otra. Si usted acepta indemnizar a alguien, su organización podría tener que pagar por problemas que no causó. Pregunte qué cubre su seguro.
• Sepa cómo salirse. ¿Con cuánta anticipación debe avisar? ¿Cuánto cuesta terminar antes de tiempo?
• Guarde una copia en una carpeta compartida donde la junta la pueda encontrar.

Su nombre y logotipo: marcas registradas

Una marca (trademark) es una palabra, frase, símbolo o diseño que identifica quién ofrece ciertos bienes o servicios. El nombre y el logotipo de su organización pueden ser marcas.

La Oficina de Patentes y Marcas de EE. UU. (USPTO) explica:

• No es obligatorio registrar una marca. Al usar su nombre y logotipo, puede obtener derechos llamados de "derecho común" (common law) en la zona donde los usa. Esos derechos pueden limitarse a esa zona geográfica.
• El registro estatal da derechos solo en ese estado.
• El registro federal con la USPTO da derechos en todo Estados Unidos, le permite usar el símbolo ® y le permite presentar una demanda sobre la marca en una corte federal. La USPTO no hace cumplir las marcas, así que usted seguiría siendo responsable de actuar contra quien lo copie.

Use el símbolo ® solo después de que su marca esté registrada a nivel federal.

Antes de elegir un nombre o logotipo

Busque para confirmar que nadie más usa algo parecido para un trabajo parecido. Pruebe:

• el buscador de marcas de la USPTO,
• los registros de empresas y de organizaciones benéficas de su estado,
• una búsqueda normal en internet y en redes sociales.

Elegir un nombre que ya usa otra organización en su campo puede causar confusión, una carta de reclamo y el costo de cambiar de imagen.

Cuando otros usan su nombre

Sus socios, patrocinadores y voluntarios querrán usar su nombre y logotipo. Deles reglas sencillas por escrito: cómo se puede usar, dónde y que deben pedir permiso antes de cualquier uso nuevo. Nuestra guía sobre alianzas con empresas trata los acuerdos con patrocinadores.

Quién es dueño del trabajo: derechos de autor

Los derechos de autor (copyright) protegen el trabajo creativo original: textos, fotos, videos, música, arte, logotipos, sitios web y hasta programas de computadora.

La Oficina de Derechos de Autor de EE. UU. (U.S. Copyright Office) explica que una obra queda protegida desde el momento en que se crea y se fija en una forma tangible, por ejemplo, cuando se escribe o se guarda. El registro por lo general es voluntario, pero debe registrar una obra de EE. UU. antes de poder demandar a alguien por copiarla.

La trampa de los voluntarios

Aquí es donde muchas organizaciones caen. Los derechos de autor normalmente pertenecen a la persona que creó la obra, no a la organización que la pidió.

Hay una excepción llamada "obra por encargo" (work made for hire). La Oficina de Derechos de Autor explica que incluye el trabajo que hace un empleado como parte de su puesto. Algunos tipos de trabajo encargado también pueden contar, pero solo si entran en ciertas categorías y hay un acuerdo por escrito firmado por ambas partes que lo diga.

Entonces, si un voluntario diseña su logotipo o un fotógrafo independiente toma sus fotos, lo más probable es que ellos sean los dueños de los derechos, a menos que tenga un acuerdo por escrito. Eso puede causar problemas serios si después no están de acuerdo con cómo usted lo usa.

La solución es sencilla: antes de que alguien cree algo importante para usted, como un logotipo, un sitio web, fotos o un video, firme un acuerdo corto por escrito. Puede pasar la propiedad a la organización (lo que se llama una cesión) o darle a la organización una licencia (permiso) amplia para usarlo. Un abogado puede ayudarle a redactar un modelo una vez, y usted lo puede volver a usar.

Usar el trabajo de otras personas

Que una imagen o una canción esté en internet no significa que usted la pueda usar. Use sus propias fotos, imágenes con licencia o trabajos que se ofrecen claramente para uso libre. Revise las condiciones de la licencia.

Cuándo buscar un abogado

No necesita un abogado para todo. Debe hablar con uno cuando:

• va a firmar un contrato de alquiler, un préstamo o cualquier contrato por una suma grande o a largo plazo,
• alguien amenaza con demandarlo o le envía una carta de reclamo,
• va a contratar a su primer empleado,
• tiene una queja seria sobre un miembro del personal o un voluntario,
• alguien pudo haberse lastimado en una de sus actividades,
• se va a fusionar con otra organización o hacerse cargo de ella,
• una agencia del gobierno se comunica con usted por un problema,
• no está seguro de si una actividad es compatible con su exención de impuestos, como el cabildeo; vea nuestra guía sobre actividad política y cabildeo, o
• va a comprar una propiedad.

Pedir consejo temprano casi siempre sale más barato que arreglar un problema después.

Ayuda legal gratis y de bajo costo

Muchas organizaciones pequeñas reciben ayuda legal gratis o a precio reducido. Estos son lugares donde buscar:

• Programas pro bono. Pro bono significa que los abogados trabajan gratis por el bien común. En muchas ciudades y estados hay programas que conectan a organizaciones comunitarias y benéficas con abogados voluntarios para temas como contratos, preguntas de empleo y bienes raíces. Pregunte en el colegio de abogados (bar association) de su estado o ciudad, o en su fundación comunitaria, qué hay cerca de usted.
• Servicios de referencia de abogados de los colegios de abogados. Muchos colegios de abogados estatales y locales tienen servicios que lo conectan con un abogado, a veces con una primera reunión a precio reducido. La American Bar Association (Asociación Americana de Abogados) mantiene un directorio de estos servicios.
• Clínicas de las facultades de derecho. Algunas facultades de derecho tienen clínicas donde estudiantes, supervisados por profesores, ayudan a organizaciones sin fines de lucro y organizaciones pequeñas.
• Su junta y sus contactos. Un abogado en su junta directiva puede ayudarle a detectar problemas, pero tenga cuidado: puede que no ejerza en el área correcta y, si a él o a su despacho se les paga por trabajo legal, eso es un conflicto de intereses que debe manejar según su política.
• El Intercambio de Golden Hint. Las organizaciones miembro pueden compartir modelos o experiencias. Eso no es asesoría legal, pero le puede ayudar a hacer mejores preguntas.

Cuando llame, esté listo para explicar brevemente su organización, lo que necesita y su fecha límite.

Lista de verificación de nociones legales básicas

• Nuestra junta decidió quién puede firmar contratos
• Tenemos una lista de todos los contratos y sus fechas de renovación
• Hicimos una búsqueda antes de elegir nuestro nombre y logotipo
• Tenemos acuerdos por escrito para los logotipos, fotos y sitios web que otros hicieron para nosotros
• Pedimos consentimiento por escrito antes de usar fotos o historias de personas
• Sabemos dónde encontrar ayuda legal gratis o de bajo costo

Si quiere saber cómo otras organizaciones manejaron una pregunta parecida, pida ayuda a una organización miembro a través del Intercambio.