Tecnología gratis y con descuento para organizaciones benéficas

Esta guía es para organizaciones benéficas pequeñas que pagan el software de su propio bolsillo, o que se arreglan con cuentas personales y pruebas gratuitas. Muchas grandes empresas de tecnología ofrecen productos gratis o con descuento a las organizaciones benéficas registradas. Al terminar de leer, entenderá cómo funcionan estos programas en general, cómo demostrar que califica y qué dicen ofrecer hoy tres programas muy usados. Los programas cambian seguido, así que siempre revise la página oficial antes de solicitar.

Cómo funcionan los programas de tecnología para organizaciones sin fines de lucro

La mayoría de los programas siguen el mismo patrón:

1. Usted revisa si califica. Por lo general debe ser una organización benéfica registrada. En Estados Unidos, eso normalmente significa estar reconocida como exenta de impuestos bajo la sección 501(c)(3). Muchos programas excluyen a organismos de gobierno, escuelas, universidades y hospitales, aunque a menudo aceptan las fundaciones benéficas separadas de esas instituciones.
2. Lo verifican. Las empresas no revisan cada organización por su cuenta. Muchas usan un socio de verificación (validation partner), una organización externa que confirma que usted es una organización benéfica real y registrada, y que usted trabaja allí. Google, por ejemplo, usa Goodstack. También verá el nombre TechSoup, que Microsoft menciona como la vía para sus donaciones de licencias de Windows. Una vez verificado con un socio, otros programas que usan el mismo socio pueden ser más rápidos.
3. Usted activa los productos uno por uno. Que lo aprueben en el programa no enciende todo. Usted elige qué productos activar.
4. Usted mantiene su cuenta al día. Muchos programas le piden confirmar de nuevo que califica de vez en cuando, y algunos pueden quitarle el acceso si no lo hace.

Lo que normalmente necesitará

• El nombre legal de su organización, exactamente como está registrado con el IRS
• Su EIN (número de identificación del empleador), el número fiscal de nueve dígitos que el IRS le dio a su organización
• Su carta de determinación del IRS (la carta que confirma su estatus 501(c)(3))
• Un sitio web, y un correo electrónico con el dominio de su organización si lo tiene
• A veces, una prueba de que usted trabaja o es voluntario allí

Google para organizaciones sin fines de lucro

Página oficial: google.com/nonprofits (opens another site)

Lo que dicen hoy las páginas de Google:

• Quién califica: debe estar registrada como organización benéfica en un país donde el programa esté disponible, y estar verificada por Goodstack, el socio de verificación de Google. También debe aceptar los términos adicionales de Google.
• Quién no califica: entidades de gobierno, hospitales u organizaciones de salud, y escuelas, instituciones académicas o universidades. Sí califican las ramas benéficas o fundaciones vinculadas a hospitales y escuelas.
• Tiempo: Google dice que la mayoría de las solicitudes se revisan en 2 a 14 días hábiles. Goodstack puede pedirle más documentos.
• Los productos sin costo incluyen Google Workspace for Nonprofits (Gmail con su propio dominio, Drive, Docs, Calendar, Meet y más). Google también ofrece descuentos para organizaciones sin fines de lucro en ediciones más completas de Workspace. Google dice que Workspace for Nonprofits tiene un límite de 2,000 usuarios.
• Google Ad Grants: Google dice que cada organización sin fines de lucro que califique puede recibir hasta $10,000 al mes en anuncios de búsqueda que se muestran en Google.com.
• Google también menciona el YouTube Nonprofit Program y créditos de Google Maps Platform. Cada producto se activa por separado.

Ofertas de Microsoft para organizaciones sin fines de lucro

Páginas oficiales: ofertas de Microsoft para organizaciones sin fines de lucro (opens another site) y requisitos (opens another site)

Lo que dicen hoy las páginas de Microsoft:

• Quién califica: una organización sin fines de lucro con estatus legal reconocido en su país, descrito como equivalente al estatus 501(c)(3) en Estados Unidos, que funcione sin fines de lucro y con la misión de beneficiar a la comunidad. También aparecen algunas bibliotecas públicas, museos públicos y ciertas organizaciones de salud de Estados Unidos. Se excluyen las escuelas, los organismos de gobierno y varios otros tipos.
• Quién hace el registro: un empleado o un "voluntario estratégico" de la organización. Microsoft dice que un proveedor externo de informática no puede registrarse en su nombre.
• Donaciones frente a descuentos: Microsoft dice que las licencias donadas (gratis) son solo para empleados pagados y para directivos no pagados. Las licencias con descuento las puede usar todo el personal, incluidos los voluntarios.
• Microsoft 365 Business Basic: se describe como gratis para hasta 300 usuarios, con versiones web y móviles de Outlook, Teams, Word, Excel y PowerPoint, y 1TB de almacenamiento en la nube por usuario.
• Microsoft 365 Business Premium: aparece a $5.50 (USD) por usuario al mes, con pago anual.
• Azure: Microsoft ofrece $2,000 (USD) al año en créditos para servicios de Azure.
• Windows: Microsoft dice que hay donaciones de hasta 50 licencias de Windows disponibles a través de TechSoup.

Canva para organizaciones sin fines de lucro

Página oficial: canva.com/canva-for-nonprofits (opens another site)

Canva es una herramienta de diseño en línea que muchas organizaciones benéficas usan para gráficos de redes sociales, volantes y presentaciones. Canva tiene un programa para organizaciones sin fines de lucro que califiquen. No pudimos confirmar los detalles actuales de lo que incluye en nuestra fecha de revisión, así que lea la página oficial para conocer la oferta de hoy, los requisitos y cómo solicitar. Cuente con que le pedirán una prueba del registro de su organización.

Otros lugares donde buscar

Muchas otras empresas de software ofrecen precios para organizaciones sin fines de lucro, a menudo en una página de "nonprofit" o "for good" en su sitio web. Antes de inscribirse:

• Lea lo que está aceptando. Revise cuánto dura el descuento y qué pasa con el precio después de cualquier período gratis.
• Revise dónde se guardan sus datos y quién puede verlos, sobre todo si se trata de información de donantes o clientes.
• Evite acumular herramientas. Cinco herramientas gratis que no se conectan entre sí pueden costar más en tiempo de voluntarios que una herramienta pagada que hace el trabajo.
• Planee la salida. ¿Puede exportar sus datos si el programa termina o si usted cambia de herramienta?

Cómo organizarse sin caos

• Lleve una lista sencilla de cada programa en el que se inscriba: producto, responsable de la cuenta, correo de acceso y fecha de renovación o de nueva verificación.
• Guarde los accesos en un administrador de contraseñas y active el inicio de sesión en dos pasos (vea nuestra guía de lo básico de la ciberseguridad).
• Anote las fechas de nueva verificación en un calendario compartido.
• Cuando alguien se vaya, quítele sus licencias y su acceso esa misma semana.

Su lista de tareas de programas de tecnología

• Reúna su EIN, su carta de determinación del IRS y su nombre legal exacto
• Cree un correo compartido por función para las cuentas de tecnología
• Revise la página oficial de requisitos de cada programa
• Complete la verificación con el socio que usa cada programa
• Active solo los productos que va a usar
• Anote cada programa, su responsable y su fecha de renovación en una sola lista
• Quite las licencias cuando las personas se vayan

El software gratis es un regalo real, pero igual toma tiempo configurarlo bien. Un comienzo ordenado le ahorra horas de desenredar después.

Si quiere ayuda para elegir o configurar herramientas, pida ayuda a una organización miembro a través del Intercambio de Golden Hint.