El primer sitio web de su organización benéfica

Esta guía es para organizaciones benéficas pequeñas que necesitan un sitio web por primera vez, o que tienen uno viejo que nadie se atreve a tocar. No necesita saber programar ni contratar una agencia. Al terminar de leer, sabrá qué páginas importan, cómo funcionan los dominios, qué significa "accesible" en palabras sencillas y cómo evitar que su sitio se quede viejo.

Para qué sirve su sitio web

Su sitio web es su puerta de entrada cuando no hay nadie en la oficina. La gente lo visita para responder unas pocas preguntas sencillas:

• ¿Esta organización es real y qué hace?
• ¿Me puede ayudar, o puedo ayudarla yo?
• ¿Cómo dono, me hago voluntario o me pongo en contacto?

Un sitio pequeño, claro y al día lo logra mejor que uno grande lleno de noticias viejas.

Las páginas que necesita

Empiece con cinco páginas. Puede agregar más después.

1. Inicio: su misión en una frase arriba, una foto (con permiso) y botones claros para las acciones principales: pedir ayuda, ser voluntario, donar.
2. Quiénes somos: qué hace, a quién sirve, dónde, y quién dirige la organización (la junta directiva y las personas clave). Incluya su nombre legal y diga que es una organización benéfica 501(c)(3) registrada, si lo es. Esto genera confianza.
3. Pida ayuda o Nuestros programas: qué ofrece, para quién es y cómo acceder. Escriba esta página para las personas a quienes sirve, con las palabras más sencillas de todo el sitio.
4. Done: una forma clara de donar en línea, y cómo donar con cheque. Diga a los donantes qué pueden esperar: un agradecimiento y un recibo. El IRS dice que los donantes necesitan un reconocimiento por escrito de usted para deducir cualquier donación individual de $250 o más, así que planee cómo los va a enviar.
5. Contacto: un correo electrónico o formulario, un número de teléfono si alguien puede contestarlo, su dirección postal y cuándo puede esperar la gente una respuesta.

También necesita:

• Una política de privacidad: una página en lenguaje sencillo que diga qué información personal recoge (por ejemplo, en formularios o donaciones), para qué, con quién la comparte y cómo puede la gente pedirle que la cambie o la borre. Prometa solo lo que de verdad hace.
• Una declaración de accesibilidad: una nota breve que diga que quiere que el sitio sea fácil de usar para todos y cómo avisarle de un problema.

Los dominios en palabras sencillas

Un dominio es la dirección de su sitio web, como suorganizacion.org. Se alquila cada año a una empresa llamada registrador. Algunos consejos:

• Elija algo corto y fácil de decir en voz alta. Evite guiones y formas raras de escribir.
• Regístrelo a nombre de la organización, con un correo compartido de función (como admin@suorganizacion.org), no con la cuenta personal de un voluntario. Muchas organizaciones pequeñas han perdido su dominio cuando la única persona que lo controlaba se fue.
• Active la renovación automática y mantenga al día la tarjeta de pago. Si un dominio vence, otra persona puede comprarlo.
• Anote qué registrador lo tiene y quién tiene el acceso. Guarde el acceso en un administrador de contraseñas.

Cómo elegir con qué construirlo

La mayoría de las organizaciones pequeñas usan un creador de sitios web: un servicio en línea donde elige una plantilla y edita las páginas en su navegador, sin programar. Al elegir, revise:

• ¿Un voluntario sin conocimientos técnicos puede actualizarlo con facilidad?
• ¿Se ve bien en los teléfonos?
• ¿Puede conectar su propio dominio?
• ¿Tiene funciones básicas de accesibilidad, como agregar texto alternativo a las imágenes?
• ¿Puede exportar su contenido si se va?
• ¿Cuál es el costo real por año después de cualquier descuento?

Averigüe si el creador de sitios o su empresa de alojamiento tiene descuento para organizaciones sin fines de lucro (vea nuestra guía de tecnología gratis y con descuento).

Lo básico de la accesibilidad

Un sitio web accesible es uno que pueden usar las personas con discapacidades. Eso incluye a personas ciegas que usan lectores de pantalla (programas que leen la página en voz alta), personas que no pueden usar un ratón, personas con baja visión o daltonismo, y personas con discapacidades de aprendizaje.

La norma internacional son las Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) (pautas de accesibilidad para el contenido web), publicadas por el W3C, el grupo que fija los estándares de la web. La versión más reciente es WCAG 2.2. Sus pautas se basan en cuatro ideas sencillas: la gente debe poder percibir el contenido, operar el sitio, entenderlo y usarlo con distintas herramientas.

El Departamento de Justicia de EE. UU. dice que la ley Americans with Disabilities Act (ley de estadounidenses con discapacidades) se aplica a los negocios abiertos al público, y su guía sobre la web explica que sus sitios web deben ser accesibles. Muchas organizaciones benéficas sirven al público, así que trate la accesibilidad como un requisito, no como un extra.

Lo que esto significa en la práctica:

• Texto alternativo en las imágenes. Agregue una descripción breve a cada imagen que tenga sentido. Las imágenes solo decorativas se pueden marcar como decorativas.
• Suficiente contraste de color. Las WCAG piden una relación de contraste de por lo menos 4.5 a 1 entre el texto normal y su fondo, y de 3 a 1 para el texto grande. Hay verificadores de contraste gratis en línea que le dicen si sus colores pasan. El texto oscuro sobre fondo blanco siempre es seguro.
• Encabezados de verdad. Use los estilos de encabezado de su creador de sitios, no solo texto grande en negrita, para que los lectores de pantalla puedan saltar entre secciones.
• Texto de enlace claro. "Lea nuestra guía para voluntarios" es mejor que "haga clic aquí".
• Subtítulos en los videos.
• Formularios con etiquetas que se queden visibles, y mensajes de error que digan qué hay que corregir.
• Funciona con el teclado. Pruebe a recorrer su sitio usando solo la tecla Tab.
• Texto fácil de leer. Palabras sencillas, frases cortas y un tamaño de letra adecuado.

Privacidad y seguridad

• Pida en los formularios solo la información que necesita. La guía de la FTC para negocios dice que guarde solo lo que necesita.
• Use un proveedor de pagos de confianza para las donaciones. Nunca pida números de tarjeta en un simple formulario de correo.
• Active el inicio de sesión en dos pasos en su creador de sitios y en su registrador de dominio.
• Dé acceso para editar solo a quien lo necesita, y quíteselo cuando se vaya.

Cómo mantenerlo al día

Un sitio web desactualizado dice en silencio "quizás cerramos". Cree una rutina sencilla:

• Cada mes: revise los eventos, el horario y los datos de contacto. Quite todo lo que ya pasó.
• Cada trimestre: pruebe todos los formularios y el botón de donar. Recorra las páginas principales en un teléfono.
• Cada año: revise la página Quiénes somos, la lista de la junta directiva, la política de privacidad y las fotos. Revise la fecha de renovación del dominio.

Nombre a una persona responsable de cada tarea, y a un suplente.

Su lista de verificación del sitio web

• Registre su dominio a nombre de la organización, con la renovación automática activada
• Guarde los accesos del dominio y del sitio web en un administrador de contraseñas
• Cree las cinco páginas básicas: Inicio, Quiénes somos, Programas, Done, Contacto
• Agregue una política de privacidad y una declaración de accesibilidad en lenguaje sencillo
• Agregue texto alternativo a las imágenes y subtítulos a los videos
• Revise sus colores con un verificador de contraste
• Pruebe el sitio en un teléfono y usando solo el teclado
• Ponga recordatorios de actualización mensuales, trimestrales y anuales

Un sitio web sencillo y honesto que funciona en un teléfono es mejor que uno hermoso que nadie puede actualizar. Empiece con poco y manténgalo al día.

Si quiere que alguien pruebe su sitio o le ayude con la accesibilidad, pida ayuda a una organización miembro a través del Intercambio.

Información general, no asesoría legal, tributaria ni financiera. Las reglas cambian y cada situación es distinta, así que revise las fuentes oficiales y hable con un profesional calificado antes de actuar.