Cómo constituir legalmente su organización benéfica

En esta etapa, su idea se convierte en una organización legal. Es la etapa con más papeleo, y donde un pequeño error puede costarle meses. La buena noticia: miles de voluntarios hacen esto cada año, y los pasos son siempre los mismos.

Hay dos cosas distintas que conseguir. Primero, su estado crea la organización, por lo general como una corporación sin fines de lucro. Segundo, el IRS la reconoce como exenta de impuestos bajo la sección 501(c)(3) del código tributario. Eso es lo que permite a los donantes deducir sus donaciones. Ser una corporación sin fines de lucro en su estado no lo convierte, por sí solo, en una 501(c)(3). Necesita las dos cosas.

Qué hacer

1. Elija un nombre

Escoja un nombre claro y fácil de decir. Luego confirme que está libre:

• Búsqueda de nombres en el estado: la Secretary of State (secretaría de estado) o una oficina parecida tiene un buscador gratuito de nombres de empresas en línea. Su nombre debe ser bastante distinto de los que ya están registrados allí.
• Búsqueda de marcas: busque en el sistema USPTO Trademark Search (opens another site) para ver si alguien tiene una marca federal con un nombre parecido. Una marca registrada es un derecho legal sobre un nombre o logotipo para ciertos productos o servicios.
• Dirección web y redes sociales: revise si la dirección web y los nombres de usuario en redes sociales que quiere están disponibles.

2. Constitúyase en su estado

Constituirse significa presentar un documento ante su estado que crea una corporación sin fines de lucro. La mayoría de los estados lo llaman Articles of Incorporation (acta constitutiva). Nueva York lo llama certificate of incorporation. Las tarifas varían según el estado; Nueva York, por ejemplo, cobra $75. Por lo general se presenta ante la secretaría de estado, muchas veces en línea.

Hay dos cláusulas muy importantes para el IRS. Según la "prueba organizativa" (organizational test) del IRS, su documento de fundación debe:

• Limitar sus propósitos a los propósitos exentos de la sección 501(c)(3), y no permitir más que una pequeña cantidad de otras actividades. Esta es la cláusula de propósito. El modelo del IRS dice (en inglés): "Said corporation is organized exclusively for charitable, religious, educational, and scientific purposes, including, for such purposes, the making of distributions to organizations that qualify as exempt organizations under section 501(c)(3) of the Internal Revenue Code, or the corresponding section of any future federal tax code." En español: la corporación se organiza exclusivamente con fines benéficos, religiosos, educativos y científicos, incluida la entrega de fondos a organizaciones exentas bajo la sección 501(c)(3) del código tributario o la sección equivalente de cualquier código futuro.
• Dedicar sus bienes a fines benéficos para siempre. Esta es la cláusula de disolución. Dice que si la organización benéfica cierra algún día, lo que quede irá a otro propósito exento o a un gobierno para un fin público, nunca a los fundadores ni a la junta directiva.

El IRS publica textos de ejemplo en la Publication 557 y en su página de documentos de organización de ejemplo. Use el formulario de su estado y agregue estas cláusulas si el formulario no las incluye.

3. Nombre un agente registrado

Un agente registrado (registered agent) es una persona o empresa con una dirección física en su estado que acepta recibir el correo legal oficial de la organización. Muchas organizaciones pequeñas nombran a un miembro de la junta directiva que vive en el estado. Revise el formulario de su estado para ver qué pide.

4. Adopte los estatutos

Los estatutos (bylaws) son el reglamento interno de su organización. Indican cuántos directores tiene, cómo se eligen, cuánto tiempo sirven, qué hace cada cargo, cómo funcionan las reuniones y cuántas personas deben estar presentes para tomar decisiones (eso se llama quórum). La ley de su estado puede exigirlos, y el Form 1023 (solicitud de exención de impuestos) le pide subirlos si los tiene. Empiece con nuestra plantilla de estatutos y compárela con la ley de su estado.

5. Adopte una política de conflicto de intereses

Una política de conflicto de intereses explica qué debe hacer un director cuando una decisión podría beneficiarlo personalmente, como avisarlo y no participar en la votación. El IRS dice que no es obligatorio adoptarla para obtener la exención, pero publica un modelo en el Appendix A de las instrucciones del Form 1023, y la solicitud le pregunta si tiene una. Adopte una. Nuestra plantilla sigue el modelo del IRS.

6. Celebre su primera reunión de la junta directiva

En la primera reunión, la junta directiva por lo general:

• adopta los estatutos y la política de conflicto de intereses;
• elige a los cargos directivos (presidente, secretario, tesorero);
• aprueba abrir una cuenta bancaria;
• aprueba solicitar un EIN y el estatus 501(c)(3);
• fija el año fiscal, es decir, el período de 12 meses que cubren sus cuentas.

El secretario redacta el acta, un breve registro escrito de quién asistió y qué se decidió. Guárdela para siempre. Nuestra plantilla de actas de la junta muestra el formato.

7. Obtenga un EIN

El EIN (número de identificación del empleador) es el número de identificación fiscal federal de su organización. Lo necesita aunque no tenga empleados: los bancos lo piden y el IRS lo usa para su solicitud. Es gratis en el sitio web del IRS, y el IRS advierte: "Beware of websites that charge for an EIN" (cuidado con los sitios web que cobran por un EIN). Solicítelo solo en irs.gov. La persona que lo solicita en línea (la "parte responsable") debe tener un número de Seguro Social o un número de identificación personal del contribuyente, y solo se puede obtener un EIN por parte responsable por día.

8. Solicite el estatus 501(c)(3)

Se solicita con uno de dos formularios. Los dos se presentan en línea en Pay.gov, y la tarifa se paga allí.

¿Quién puede usar el Form 1023-EZ? Llene la hoja de elegibilidad (Eligibility Worksheet) que está al final de las instrucciones del Form 1023-EZ. Si responde "sí" a cualquier pregunta, debe usar el Form 1023. Las preguntas sobre tamaño son:

• ¿Espera tener recibos brutos (gross receipts: todo el dinero que entra, antes de gastos) de más de $50,000 en alguno de los próximos tres años?
• ¿Sus recibos brutos han pasado de $50,000 en alguno de los últimos tres años?
• ¿Tiene bienes totales con un valor de más de $250,000?

Otras preguntas excluyen, entre otros, a iglesias, escuelas, hospitales, compañías de responsabilidad limitada (LLC), grupos que vayan a manejar fondos asesorados por donantes (donor advised funds) y grupos que trabajen con activos digitales.

¿Cuánto tarda? El IRS publica los tiempos actuales en su página "Where's my application". Cuando la revisamos, decía que emite el 80% de las decisiones del Form 1023-EZ en 22 días, y el 80% de las del Form 1023 en 191 días. Esto cambia, así que revise la página.

La regla de los 27 meses. Si presenta la solicitud dentro de los 27 meses posteriores al final del mes en que se constituyó legalmente, y la aprueban, su exención por lo general cuenta desde el día en que se constituyó. Si la presenta más tarde, normalmente empieza solo desde la fecha de la solicitud. Eso significa que las donaciones hechas antes quizás no sean deducibles.

9. Revise la exención de impuestos estatales

La exención federal no lo exime automáticamente de impuestos estatales como el impuesto sobre la renta, sobre las ventas o sobre la propiedad. Algunos estados reconocen su carta del IRS; otros piden una solicitud aparte. Las reglas varían según el estado, así que consulte con el departamento de ingresos o de impuestos de su estado.

Su lista de verificación

• Busque el nombre que eligió en la base de datos de nombres de empresas de su estado.
• Busque nombres parecidos en el sistema USPTO Trademark Search.
• Presente el acta constitutiva ante su estado, con las cláusulas de propósito y de disolución.
• Nombre un agente registrado.
• Redacte los estatutos y una política de conflicto de intereses.
• Celebre su primera reunión de la junta directiva y adopte los dos documentos.
• Deje constancia de la reunión en un acta escrita.
• Obtenga un EIN gratis en irs.gov.
• Llene la hoja de elegibilidad del Form 1023-EZ para elegir su formulario.
• Presente el Form 1023 o 1023-EZ en Pay.gov dentro de los 27 meses después de constituirse.
• Averigüe si su estado pide una solicitud aparte de exención de impuestos.
• Guarde su carta de determinación del IRS en un lugar seguro.