Cumplir con la ley cada año

Recibir su carta de 501(c)(3) (exención federal de impuestos para organizaciones benéficas) se siente como la meta final. En realidad es el punto de partida. Desde ahora, su organización benéfica tiene deberes cada año con el IRS, con su estado y con sus donantes. Ninguno es difícil por sí solo. El problema llega cuando una junta directiva de voluntarios, muy ocupada, se olvida de uno.

Esta etapa explica esos deberes en palabras sencillas para que usted los anote en un calendario una sola vez y deje de preocuparse.

Qué hacer

Regístrese antes de pedir dinero

Muchos estados exigen que una organización benéfica se registre con una oficina estatal, a menudo la del Attorney General (fiscal general del estado), antes de pedir donaciones al público. Esto se llama registro para solicitar donaciones (charitable solicitation registration). "Solicitar" significa pedir dinero de cualquier forma: una carta, un botón de "Donar" en su sitio web, un evento o una página de recaudación en línea. Algunos estados también exigen el registro si usted pide dinero a sus residentes, aunque su organización esté en otro estado.

Las reglas, las tarifas y las exenciones varían según el estado, y algunos estados eximen a ciertas organizaciones pequeñas. La National Association of State Charity Officials (NASCO), la asociación de las oficinas estatales que supervisan a las organizaciones benéficas, tiene en su sitio web enlaces a los reguladores de cada estado. Empiece por la oficina de su propio estado.

Presente su declaración anual al IRS

Cada año, la mayoría de las organizaciones benéficas deben presentar una declaración de la familia del Form 990 (declaración anual al IRS). Cuál le toca depende de su tamaño:

Formulario	Quién puede presentarlo
Form 990-N (e-Postcard)	Recibos brutos normalmente de $50,000 o menos
Form 990-EZ	Recibos brutos menores de $200,000 y activos totales menores de $500,000
Form 990	Recibos brutos de $200,000 o más, o activos totales de $500,000 o más

Recibos brutos (gross receipts) significa todo el dinero que entra durante el año, antes de restar cualquier gasto. Una organización que puede presentar el formulario más pequeño puede elegir presentar uno más grande.

El Form 990-N es un aviso corto en línea. Se presenta por el sistema electrónico del Form 990-N del IRS y no existe versión en papel. No puede presentarlo hasta que su año haya terminado.

Cuándo vence: el día 15 del quinto mes después de que termina su año fiscal. Si su año termina el 31 de diciembre, vence el 15 de mayo. Si la fecha cae en fin de semana o día feriado, preséntelo el siguiente día hábil.

Prórrogas: presente el Form 8868 antes de la fecha de vencimiento para obtener una prórroga automática de seis meses para el Form 990 o el 990-EZ. El Form 990-N no se puede prorrogar.

Nunca deje pasar tres años seguidos

Esta es la regla que atrapa a más organizaciones pequeñas. Si no presenta una declaración o aviso obligatorio durante tres años consecutivos, el IRS revoca automáticamente su exención de impuestos. La revocación entra en vigor en la fecha original de vencimiento de la tercera declaración que no presentó. Recuperarla exige pedirle al IRS el restablecimiento, lo que toma tiempo y papeleo.

Mantenga al día a su estado

Muchos estados exigen que las corporaciones sin fines de lucro presenten un informe periódico para mantener activa la corporación. Los estados que exigen el registro de organizaciones benéficas suelen pedir que lo renueve, y algunos piden información financiera o una copia de su Form 990. Consulte ambos requisitos con su Secretary of State (secretaría de estado) y con la oficina estatal de organizaciones benéficas.

Lleve buenos registros

Guarde registros que muestren de dónde vino y a dónde fue cada dólar: estados de cuenta bancarios, recibos, registros de donaciones, acuerdos de subvenciones y actas de la junta directiva. Los necesitará para su Form 990, sus trámites estatales y cualquier revisión. Una política de retención de documentos por escrito dice qué guarda y por cuánto tiempo. El Form 990 pregunta si usted tiene una.

Comparta sus declaraciones cuando se las pidan

Las organizaciones benéficas son públicas. Usted debe dejar que cualquier persona vea, y debe darle copias de, su solicitud de exención (su Form 1023 (solicitud de exención de impuestos) o 1023-EZ, con los documentos de apoyo y las cartas del IRS) y sus tres declaraciones anuales más recientes (Form 990 o 990-EZ). Si alguien lo pide en persona, entregue la copia el mismo día hábil, salvo circunstancias poco comunes. Si lo piden por escrito, envíe la copia por correo dentro de 30 días. Puede cobrar una tarifa razonable por las copias y el envío. No tiene que revelar los nombres ni las direcciones de los donantes. Si los documentos están publicados en un sitio web público, por lo general puede dirigir a la gente allí en vez de hacer copias, aunque igual debe permitir que los revisen en su oficina.

Manténgase fuera de las elecciones

Una 501(c)(3) tiene absolutamente prohibido apoyar u oponerse a cualquier candidato a un cargo público, de forma directa o indirecta. Eso incluye respaldos, donaciones a campañas y declaraciones públicas en nombre de la organización. Romper esta regla le puede costar su exención. El registro de votantes y la educación electoral sin partido por lo general están permitidos, siempre que no favorezcan a ningún candidato.

Haga poco cabildeo

Cabildeo (lobbying) significa tratar de influir en las leyes, por ejemplo, pedirles a los legisladores que voten a favor o en contra de un proyecto de ley. Una organización benéfica puede hacer un poco de cabildeo, pero ninguna "parte sustancial" de sus actividades puede ser cabildeo. Algunas organizaciones eligen un límite más claro, basado en dólares, presentando el Form 5768 (la "elección 501(h)"). Si el cabildeo será una parte real de su trabajo, busque asesoría primero.

Nada de beneficio privado

Dos reglas relacionadas mantienen el dinero de la organización al servicio del público:

Beneficio indebido a personas internas (private inurement) significa que los ingresos o bienes de la organización terminan en manos de alguien de adentro, como un fundador, un director o su familia, más allá de un pago justo por trabajo real. Está prohibido.
Beneficio privado (private benefit) significa manejar la organización para servir intereses privados en vez del público. Una organización benéfica debe servir al público, no a una persona o empresa en particular.

En la práctica: pague solo precios justos, documente cualquier trato con un miembro de la junta directiva y pídale que no participe en esa votación, y nunca deje que la organización pague cuentas personales.

Agradezca bien a sus donantes

$250 o más: un donante no puede deducir un solo regalo de $250 o más sin un reconocimiento por escrito de usted. Debe incluir el nombre de su organización, la cantidad en efectivo (o una descripción, no un valor, de un regalo que no sea en efectivo) y si usted dio algo a cambio. Si lo hizo, descríbalo y dé un cálculo de buena fe de su valor.
Más de $75 con algo a cambio: esto es un regalo quid pro quo (algo a cambio de algo), como un boleto de gala de $100 que incluye una cena de $40. Usted debe darle al donante una declaración por escrito que diga que solo es deducible la cantidad que supera el valor de lo que recibió, con un cálculo de ese valor. La multa del IRS por no hacerlo es de $10 por contribución, hasta $5,000 por evento o envío de correo.

Su lista de tareas

Información general. No asesoría legal, fiscal ni financiera. Las reglas cambian y cada caso es distinto: consulte las fuentes oficiales y a un profesional antes de actuar. Más información (en inglés).