Las operaciones del día a día

Cuando su organización benéfica ya existe en papel, tiene que funcionar en la vida real. Eso significa una cuenta bancaria, cuentas que otra persona pueda entender, seguros que protejan a sus voluntarios y a su junta directiva, un trato justo para quienes le ayudan y algunas políticas por escrito.

Nada de esto es emocionante. Pero es la parte que mantiene segura a una organización pequeña cuando algo sale mal, y tarde o temprano algo sale mal: un voluntario se cae, le roban una computadora portátil, un donante pregunta adónde fue su donación. Organícelo una vez, bien hecho, y funcionará en silencio en segundo plano.

Qué hacer

Abra una cuenta bancaria a nombre de la organización

Nunca maneje el dinero de la organización en una cuenta personal. Mezclar el dinero personal con el de la organización es una de las formas más rápidas de perder la confianza de los donantes y de romper la regla contra el beneficio privado. Esa regla dice que el dinero de la organización debe servir al público, no a personas en particular.

Cada banco pone sus propios requisitos, así que llame antes. Por lo general piden:

• sus Articles of Incorporation (acta constitutiva) ya presentados;
• su EIN (número de identificación del empleador), el número federal de identificación fiscal de la organización, que es gratuito;
• sus estatutos y el acta o resolución de la junta directiva que aprueba la cuenta y nombra a quién puede firmar;
• una identificación con foto de cada persona que va a firmar;
• su carta de determinación del IRS, si ya la tiene.

Nombre a dos firmantes y exija que dos personas aprueben los pagos grandes. Pregunte si el banco tiene cuentas sin cargos para organizaciones sin fines de lucro.

Lleve cuentas sencillas

La contabilidad es anotar cada dólar que entra y sale. Hasta la organización más pequeña la necesita para presentar su declaración anual al IRS y para responder las preguntas de los donantes.

Hay dos métodos principales:

• Base de efectivo: anota el dinero cuando de verdad entra o sale. Es sencillo y muchas organizaciones pequeñas empiezan así.
• Base devengada (acumulación): anota el dinero cuando se gana o se debe, aunque todavía no se haya movido. Por ejemplo, una subvención prometida en diciembre cuenta en diciembre, aunque el cheque llegue en febrero. Las organizaciones más grandes y las que tienen auditoría suelen usar este método.

Elija el que elija, sea constante y avísele a su junta directiva.

Las donaciones restringidas necesitan un cuidado especial. Una donación restringida es dinero que un donante da para un fin específico, como "solo para el campamento de verano". Usted debe usarlo para ese fin. Lleve el control del dinero restringido por separado, aunque esté en la misma cuenta bancaria, e infórmele al donante cómo lo gastó. Una política de aceptación de donaciones le ayuda a decidir por adelantado qué restricciones va a aceptar.

Un programa de contabilidad gratuito o barato lo hace mucho más fácil que una hoja de cálculo cuando tiene más de unas cuantas transacciones al mes. Pida que alguien que no sea quien firma los cheques revise el estado de cuenta del banco cada mes.

Consiga los seguros adecuados

Los seguros protegen a la organización, a su junta directiva y a sus voluntarios. Hable con un agente de seguros que trabaje con organizaciones sin fines de lucro sobre:

• Responsabilidad civil general: cubre lesiones o daños que ocurren en sus eventos o programas, como un visitante que se resbala en su despensa de alimentos.
• Directores y funcionarios (D&O): cubre a los miembros de la junta directiva y a los funcionarios si los demandan por decisiones que tomaron por la organización. Los buenos candidatos a la junta suelen preguntar por este seguro.
• Accidentes de voluntarios: cubre los gastos médicos si un voluntario se lastima mientras le ayuda.

Según su trabajo, también puede necesitar seguro de propiedad, seguro de auto si los voluntarios manejan para usted o una cobertura especial para eventos. Los costos dependen de su tamaño y sus actividades, así que pida más de una cotización.

Trate con justicia a voluntarios y trabajadores

Las personas que le ayudan caen en tres grupos, y la ley trata a cada uno de forma distinta:

• Voluntarios: dan su tiempo libremente, por servicio público o por razones benéficas, sin esperar pago. El Departamento de Trabajo de EE. UU. (DOL) dice que, en general, los voluntarios no son empleados según la ley federal de salarios, pero esto solo funciona si de verdad no reciben un salario. Además, el personal pagado no puede "ofrecerse como voluntario" para hacer el mismo tipo de trabajo por el que le pagan en su organización.
• Empleados: trabajan bajo su dirección y control. Usted debe pagar por lo menos el salario mínimo donde se exija, retener impuestos y cumplir las leyes laborales. Hay más sobre esto en la etapa de crecimiento.
• Contratistas independientes: tienen su propio negocio y deciden cómo hacer el trabajo, como un contador que atiende a muchos clientes. El IRS mira la relación completa, sobre todo cuánto control tiene usted sobre qué hace el trabajador y cómo lo hace, para decidir en qué grupo está cada persona.

Use un acuerdo de voluntariado corto que explique el papel, lo que se espera y que el trabajo no es pagado.

Proteja los datos de las personas

Usted va a reunir nombres, direcciones, números de teléfono, historial de donaciones y, a veces, información delicada sobre las personas que atiende. Trátela con cuidado:

• reúna solo lo que necesita;
• guárdela en un solo lugar seguro, con contraseñas fuertes y verificación en dos pasos;
• limite quién puede ver los registros delicados;
• nunca comparta listas de donantes o de clientes sin permiso;
• borre lo que ya no necesita, según su política de conservación de documentos.

Algunos estados tienen leyes que obligan a avisar cuando hay una filtración de datos, y algunos programas, como los servicios de salud, tienen reglas de privacidad adicionales. Pida ayuda si maneja información delicada.

Mantenga a las personas seguras

Si sus voluntarios o su personal trabajan con niños, adultos mayores u otras personas vulnerables, la protección va primero. La protección son los pasos que usted toma para evitar que alguien sufra daño. Haga revisiones de antecedentes antes de que alguien trabaje con estos grupos, enseñe a los voluntarios qué hacer si algo les preocupa, evite en lo posible que un adulto quede a solas con un niño y escriba cómo se reportan las preocupaciones. Su estado puede tener reglas específicas de revisión de antecedentes para algunos programas, así que averigüe antes de empezar.

Adopte las políticas básicas

El Form 990 (declaración anual al IRS) completo pregunta si usted tiene ciertas políticas por escrito, entre ellas:

• una política de denuncia de irregularidades, que explica al personal y a los voluntarios cómo reportar sospechas de malas conductas y les promete que no serán castigados por hacerlo;
• una política de conservación y destrucción de documentos, que dice qué registros guarda, por cuánto tiempo y cómo los destruye de forma segura.

Ya debería tener una política de conflictos de interés desde la etapa de formación. También es buena idea tener una política de aceptación de donaciones, que dice qué donaciones va a aceptar.

Su lista de tareas

• Llame a su banco para preguntar qué documentos necesita.
• Abra una cuenta bancaria con el nombre legal de la organización, con dos firmantes.
• Elija contabilidad de base de efectivo o devengada y configure un programa de contabilidad sencillo.
• Organice una forma de llevar el control de las donaciones restringidas por separado.
• Haga que alguien que no firma cheques revise el estado de cuenta del banco cada mes.
• Pida cotizaciones de seguros de responsabilidad civil general, D&O y accidentes de voluntarios.
• Use un acuerdo de voluntariado por escrito con cada voluntario.
• Revise si alguien a quien le paga debería ser empleado en lugar de contratista.
• Guarde los datos de donantes y clientes en un solo lugar seguro con acceso limitado.
• Haga revisiones de antecedentes a cualquiera que trabaje con niños o adultos vulnerables.
• Adopte una política de denuncia de irregularidades y una política de conservación de documentos.
• Adopte una política de aceptación de donaciones.