Cómo planear su organización benéfica

Ya conoce el problema y a las personas que quiere atender. Ahora es momento de planear cómo se va a hacer el trabajo de verdad: qué hará en el primer año, cuánto costará, de dónde vendrá el dinero y quién compartirá la carga.

Un plan no tiene que ser largo ni elegante. Una página clara que pueda mostrarle a un posible miembro de la junta directiva o a un financiador vale más que un documento de 40 páginas que nadie lee. La idea es pensar bien las cosas antes de que haya dinero y obligaciones legales en juego.

Qué hacer

Escriba un plan de una página

Un plan de negocios para una organización benéfica simplemente explica cómo va a cumplir su misión. Una página es suficiente. Cubra estos puntos en unas pocas líneas cada uno:

• Misión: las una o dos oraciones que escribió en la etapa anterior.
• La necesidad: el problema y a quién afecta.
• Programas: lo que de verdad hará en el primer año. Sea específico sobre cuántas personas, con qué frecuencia y dónde.
• Resultados: lo que espera que cambie, y cómo lo sabrá.
• Personas: quién dirige, quién está en la junta directiva y qué voluntarios necesita.
• Dinero: cuánto cuesta el primer año y de dónde vendrá el dinero.
• Aliados: otros grupos con los que va a trabajar.
• Riesgos: las dos o tres cosas que tienen más probabilidad de salir mal, y qué haría.

Nuestra plantilla de plan de una página le guía por cada parte.

Haga un presupuesto para el primer año

Un presupuesto es su mejor cálculo del dinero que va a entrar y salir durante el año. Empiece por los costos, porque son más fáciles de calcular:

• Costos de programas: suministros, comida, materiales, alquiler de espacio, transporte.
• Costos de arranque: la cuota de constitución de su estado, la cuota de solicitud del IRS, cualquier cuota estatal de registro de organizaciones benéficas y un seguro básico.
• Costos de funcionamiento: cargos del banco, un sitio web, un programa de contabilidad, impresión, correo postal.
• Costos de personal: la mayoría de las organizaciones nuevas no tienen personal pagado. Si piensa pagarle a alguien, incluya también los impuestos sobre la nómina.

Luego haga una lista de los ingresos que espera, y sea honesto. Separe el dinero prometido del dinero que espera recibir. Por ejemplo: "$2,000 comprometidos por los miembros de la junta" es dinero prometido; "$5,000 de una subvención de una fundación comunitaria" es solo una esperanza hasta que reciba la carta.

Use la herramienta de presupuesto de Golden Hint para organizarlo, o descargue nuestra plantilla de presupuesto para el primer año.

Reúna a su equipo fundador

Los fundadores muchas veces confunden al equipo que hace el trabajo con la junta directiva que lo supervisa. En una organización pequeña, las mismas personas suelen hacer las dos cosas, pero los papeles son distintos:

• La junta directiva es legalmente responsable de la organización. Fija el rumbo, aprueba el presupuesto, vigila el dinero y contrata o supervisa a quien dirige.
• Los funcionarios son cargos como presidente, secretario y tesorero. Sus estatutos, el reglamento interno de la organización, dirán qué funcionarios necesita.
• Los voluntarios y el personal llevan a cabo los programas día a día.

Reclute a los primeros miembros de su junta directiva

El número de directores que necesita su organización lo fijan la ley estatal y sus estatutos, y cambia según el estado. Muchos estados exigen por lo menos tres. Nueva York, por ejemplo, exige por lo menos tres directores en una corporación sin fines de lucro. Revise la ley de corporaciones sin fines de lucro de su estado, que por lo general está en el sitio web de la Secretary of State (secretaría de estado), antes de cerrar sus planes.

Busque personas que aporten fortalezas distintas: alguien bueno con el dinero, alguien con contactos en la comunidad, alguien que sepa escribir, alguien que conozca a las personas que usted atiende. Trate de evitar una junta formada solo por sus familiares. Las juntas familiares pueden crear conflictos de interés, que es cuando los intereses privados de una persona pueden chocar con lo que más le conviene a la organización, y los financiadores y los reguladores están atentos a eso. El IRS también exige que el dinero de una organización benéfica nunca se use para el beneficio privado de personas de adentro.

Cuando invite a alguien, deje claro lo que le pide: cuántas reuniones al año, cuánto tiempo entre reuniones, si espera que done o recaude dinero. La gente acepta con más facilidad una petición clara.

El planificador de la junta de Golden Hint le ayuda a hacer un mapa de las habilidades que tiene y de los huecos que debe llenar.

Su lista de tareas

• Escriba un plan de una página que cubra la misión, la necesidad, los programas, los resultados, las personas, el dinero, los aliados y los riesgos.
• Haga una lista de todos los costos de arranque, incluso las cuotas del estado y del IRS.
• Calcule los costos de programas y de funcionamiento de su primer año.
• Haga una lista de los ingresos que espera, separando el dinero prometido del dinero que solo espera recibir.
• Haga su presupuesto para el primer año con la herramienta de presupuesto.
• Averigüe cuántos directores exige su estado.
• Haga un mapa de las habilidades que necesita su junta con el planificador de la junta.
• Invite por lo menos a tres candidatos a la junta, con una descripción clara del cargo.
• Decida quién será presidente, secretario y tesorero.
• Comparta el plan y el presupuesto con su futura junta y pida comentarios honestos.